Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (b) Bendi Kapsamında Yapılacak Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşleri Hakkında Usul ve Esaslar

Bu Usul ve Esasların amacı; Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi (TEDAŞ) Genel Müdürlüğü tarafından, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (b) bendi kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.

Bu Usul ve Esaslar; güvenlik ile ilişkili olduğuna veya gizlilik içinde yürütülmesi gerektiğine Cumhurbaşkanı veya ilgili Bakanlık tarafından karar verilen veya mevzuatı uyarınca sözleşmenin yürütülmesi sırasında özel güvenlik tedbirleri alınması gereken veya devlet güvenliğine ilişkin temel menfaatlerin korunmasını gerektiren hallerle ilgili olan yurt içinden ve yurt dışından yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerini kapsar.

Bu Usul ve Esaslar, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi ile ek 11 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu Usul ve Esaslarda geçen;a) Alım: Bu Usul ve Esaslarda tanımlanan ihale usulleri veya doğrudan temin yöntemi ile yapılan her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işi alımlarını, b) Bakan: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanını,c) Bakanlık: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığını,ç) Genel Müdürlük: Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi (TEDAŞ) Genel Müdürlüğünü,d) İhale: Bu Usul ve Esaslarda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,e) İhale yetkilisi: Genel Müdürlüğün, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,f) İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,g) Modernizasyon: Envanterde mevcut Genel Müdürlük veya şirket malının ya da yazılımının, teknolojik gelişmelere ve ihtiyaçlara bağlı olarak araştırma ve geliştirme yoluyla ve ilave yazılım ya da donanım kullanılarak işlevsel özelliklerinin, kullanım ömrünün ve performansının artırılmasını,ğ) Satın alma birimi: Şirketin bünyesinde satın almaya yetkili birimleri,h) Standardizasyon: İşletme ve idame maliyetlerinin asgari düzeye indirilmesi veya mevcut sistemlerle uyumun sağlanması amacıyla kalite, marka, model veya üretici firma birliğinin sağlanması işlemini,ı) Sözleşme: Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde şirket ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,i) Şirket: Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketini (TEDAŞ),j) Talep sahibi birim: Belirlenen usullere göre, mal veya hizmet alımı ile yapım işi talebinde bulunan ve/veya yapılan talepler ile ilgili ihtisas birimlerini,k) Yerli malı: İlgili mevzuat uyarınca yerli malı olarak belirlenen malları,l) Yüklenici: Bu Usul ve Esaslar kapsamında mal ve hizmet alımı ile yapım işi alımı yapılan gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,ifade eder.(2) Bu Usul ve Esaslarda tanımı bulunmayan hususlar hakkında 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlar esas alınır.

Şirket, bu Usul ve Esaslara göre yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamaktan sorumludur. Ancak temel ilkelerin uygulanmasında ülkenin ulusal menfaatlerinin korunması, standardizasyonun, modernizasyonun, güvenliğin ve gizliliğin sağlanması, süratle hareket, stratejik öncelikler gibi unsurlar da dikkate alınır.(2) Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine başlanmadan önce şirket yönetim kurulunun kararı gerekir.(3) Ödeneği olmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.(4) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işleri kısımlar halinde de yapılabilir.(5) Şirket, alımı yapıp yapmamakta veya herhangi bir aşamasında alımı iptal etmekte serbesttir. Bu durumda şirketten hiçbir hak ve ödeme talebinde bulunulamaz.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımları ile yapım işleri, doğrudan temin ve ihale usulü ile yapılabilir.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki ihaleler;a) Belli istekliler arasında ihale usulü,b) Pazarlık usulü,ile yapılır.(2) Şirket, bu Usul ve Esaslar kapsamında ihale edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde, birinci fıkra kapsamındaki ihale usullerinden herhangi birini seçebilir.

Belli istekliler arasında ihale usulü; ilan yapılmaksızın, ihale yetkilisince belirlenen adaylar arasında yapılan ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. (2) İhale komisyonu tarafından, şartnamesinde belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların verdikleri yahut adayların işleri ve işyerleri incelenerek toplanan bilgiler esas alınarak, ön yeterlik değerlendirmesi yapılır.(3) Şartnamesinde belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez ve bu adaylara yeterli bulunmama gerekçeleri yazılı olarak bildirilir.(4) Yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterince süre verilerek ihaleye davet mektubu gönderilir.(5) Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesini müteakip ihale sonuçlandırılır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli ile kamu menfaati gereği fiyat görüşmesi yapılabilir. Nihai teklif bedeli teklif edilen ilk bedelden yüksek olamaz.

Pazarlık usulü, şirketin bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine yönelik ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla ilan yapılmaksızın ihale yetkilisince davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Davet edilecek istekliler ihale yetkilisince belirlenir ve davet edilecek istekli sayısı, teklif verebilecek yeterli sayıda isteklinin bulunamaması durumu hariç üçten az olamaz.(2) Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde, teklif alınması belli bir şekle bağlı değildir. İhaleler, ihale komisyonu tarafından işin nitelik ve gereğine göre, bir veya daha fazla istekliden teklif almak ve bedel üzerinden anlaşmak suretiyle yapılır.(3) Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesini müteakip ihale sonuçlandırılır. Şirket ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli ile kamu menfaati gereği bir kez daha fiyat görüşmesi yapabilir. Nihai teklif bedeli ilk teklif bedelinden yüksek olamaz.(4) İsteklilere gönderilecek ihaleye davet yazısı, ihale sonuç bildirimleri ile sözleşmeye davet yazısı elden, posta, faks veya elektronik posta ile yapılabilir.(5) Davet edilen isteklilerin dışında herhangi bir gerçek veya tüzel kişi ihaleye katılamaz. Davet edilmeyenler, davet edilme ve doküman alma talebinde bulunamaz.

Aşağıda belirtilen hallerde, bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine yönelik ihtiyaçlar doğrudan temin edilebilir:a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi.b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması.c) Mevcut mal, donanım, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve sözleşmeyle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması.ç) Siber güvenliğe ilişkin sebepler, doğal afetler ya da başka sebeplerle enerji tesislerinin zarar görerek elektriğin kesilmesi ve/veya can kaybı, mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen, şirket tarafından önceden öngörülemeyen haller ortaya çıktığında, ihtiyaç duyulacak mal, hizmet veya yapım ihalelerinin gerçekleştirilebilmesi için yeterli süre veya imkan bulunmaması.d) Kamu kurum ve kuruluşları ile müesseseleri, bağlı ortaklıkları ve iştiraklerinden, devlet ve vakıf üniversiteleri ve araştırma enstitülerinden, Türk Silahlı Kuvvetlerini güçlendirmek amacıyla özel kuruluş kanunları ile kurulan vakıflar veya bunların doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları her çeşit kuruluş, müessese, birlik işletme veya şirketlerden bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işleri.e) Teknolojik birikimin tek bir yerde bulunması, stratejik öncelikler, ulusal menfaat, gizlilik, güvenlik, özgün teknoloji, standardizasyonun ve modernizasyonun sağlanması ve acil ihtiyaçların karşılanması gerekçeleri ile bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işleri.f) 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde belirtilen ve her yıl Kamu İhale Kurumunca güncellenen limit tutarının on katına kadar olan mal ve hizmet alımları ile yapım işleri.(2) Bu maddenin uygulanmasında ilan verme, komisyon kurma ve bu Usul ve Esaslarda belirtilen yeterlik kurallarını arama, teminat alma ve sözleşme yapma zorunluluğu bulunmaksızın ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılır ve teknik şartlar ile fiyat üzerinde görüşmeler yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir.(3) Elektronik ortamda yapılan doğrudan teminlerde ise hizmet sunucusunca belirlenen fiyatlar, teklif yerine geçer. Bir veya birden çok hizmet sunucusundan alınan teklifler, oluşturulan komisyon tarafından değerlendirilir ve sonuçlar tutanağa bağlanarak alım yetkilisinin onayına sunulur.(4) Bu maddede bahsi geçen alımlarda gerekli görülmesi halinde kredi kartı ile de ödeme yapılabilir.

İhale yetkilisinin onayı ile; genel bütçeli idareler, il özel idareleri, belediyeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar, özel kanunlarla kurulmuş kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar, özel bütçeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, müessese, bağlı ortaklıklar ve iştiraklerinden, Türk Silahlı Kuvvetlerini güçlendirmek amacıyla özel kuruluş kanunları ile kurulan vakıf veya bunların doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları her çeşit kuruluş, müessese, birlik işletme veya şirketlerden, devlet ve vakıf üniversiteleri ve araştırma enstitülerinden bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işleri, başka firmalardan teklif istenmeksizin, doğrudan bu kuruluşlardan temin edilebilir, sözleşme yapılabilir ve bu şekilde yapılan alımlarda teminat şartı aranmayabilir.

Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihaleleri yapılmadan önce şirketçe, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanakları ile birlikte hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale dokümanında yer verilmez ve yaklaşık maliyet isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.(2) İhale komisyonunun, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda, değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle talep sahibi birim tarafından güncellenen yaklaşık maliyet dikkate alınır.(3) Yaklaşık maliyetin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, bu hizmetin alındığı gerçek ve tüzel kişiler ile bunların oluşturdukları ortak girişimler ihaleye katılamazlar.

İhale dokümanında; ihaleye ilişkin usul ve esasları içeren idari şartname, sözleşme taslağı ve teknik şartname ile gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.(2) İhale dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz.(3) İhale dokümanını oluşturan belgeler arasındaki öncelik sıralaması, sözleşmede belirtilen sıralamaya göre değerlendirilir.(4) Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.(5) İhalenin kısmi teklife açık olup olmayacağı ihale dokümanında belirtilir.

Talep sahibi birimce düzenlenen yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı ve hazırlanmış diğer doküman, ihalelerde ihale onay belgesine (standart form) eklenir, ihale yetkilisine onaylattırılır. İhale/alım onay belgesinde ihale/alım komisyonu asil ve yedek üyeleri de belirtilmek zorundadır.

İhale komisyonu, talep sahibi birimin teklifi ve ihale yetkilisinin onayıyla; biri başkan olmak üzere tek sayıda personelden ve en az beş kişiden oluşturulur. Bu personellerden ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması, birinin muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personel olması zorunlu olup, bir üyenin de satın alma biriminden görevlendirilmesi esastır. Komisyonda işin uzmanı üyeler açık şekilde ifade edilmemişse, talep sahibi birimden katılan personeller, işin uzmanı üye olarak addedilir.(2) Komisyon oluşturulurken yeterince yedek üye de belirlenir. Yedek üye belirlenirken, başkan, muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel ile uzman personellerin yedekleri özellikle isim isim belirtilir. Yedek üyeler, asil üyenin bulunmadığı durumlarda, komisyon toplantılarına iştirak eder. Yeterli yedek üye atanmamış olduğu veya tespit edilen yedek üyelerin de bulunmadığı durumlarda, bulunmayan üyenin yerine ihale yetkilisi gerekli nitelikleri haiz başka bir personel görevlendirir.(3) İhale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır.(4) İhale komisyonunun toplantılarına, asıl üyelerin bizzat kendilerinin katılması esastır. Yedek üyeler ancak asıl komisyon üyelerinin izinli, raporlu veya görevli olarak il dışında bulunmaları halinde toplantıya katılır.(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini yazılı olarak belirtmek ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Oturumlara, yedek üyelerin katılmalarının gerekmesi halinde karar veya toplantı tutanağı metnine, yedek üyenin adı soyadı ve görev unvanının yanı sıra, katılamayan asil üyenin adı soyadı ve toplantıya hangi gerekçeyle katılmadığı yazılır.(6) İhale komisyonları, teklif veya başvuru ekinde yer alan belgelerden gerekli gördüklerinin doğruluğunu, ilgili mercilerden teyit ettirebilir.(7) İhale komisyon kararları, ihale yetkilisinin onayıyla yürürlüğe girer. Komisyon kararlarının asılları, suretleri veya fotokopileri, mevzuat gereği zorunluluk bulunan yetkililer ve kurumlar hariç üçüncü şahıslara verilemez.

Şirket, ihalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenler. Bu dosyada; onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli, ihale dokümanı, istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ile isteklilere yapılan bildirimlere ilişkin tebligat ve alındı belgeleri, itirazlar ve sonuçları, sözleşme sureti ve diğer belgeler ile ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreciyle ilgili bütün belgeler bulunur.(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla, daveti izleyen 3 iş günü içinde, ihale komisyonu üyelerine tüm ihale dokümanının bir sureti, dosya halinde veya dijital ortamda verilir.

Ön yeterlik değerlendirmesine veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin dokümanı satın almaları zorunludur. İhale dosya bedeli, ihale dokümanında belirtilir.

Davet yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak değişiklik yapılması zorunlu olursa; değişikliği talep eden ünite tarafından bunu gerektiren sebepler bir tutanakla tespit edilerek değişiklikle ilgili zeyilname hazırlanır, ihale yetkilisinden onay alınarak yapılan onaylı değişikliğin 3 iş günü içinde tüm davetlilere duyurulması için ihaleyi yapan üniteye intikal ettirilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin zeyilname, bütün davetlilere son teklif verme gününden 5 iş günü öncesinden bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde yazılı olarak gönderilir.(2) Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla 20 takvim günü zeyilname ile ertelenebilir. Erteleme kararı davetlilerin tamamına bildirilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan istekliler, tekliflerini ihalenin mahiyetine göre şirketçe belirlenen sürede yenileyebilir.(3) İstekliler tekliflerini hazırlarken, ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak son teklif verme gününden 7 takvim günü öncesine kadar yazılı açıklama talep edebilir. Bu talebin şirketçe uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, ihale dokümanı satın alan bütün isteklilere son teklif verme gününden 3 iş günü öncesinden bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ve açıklama talebinde bulunan istekli belirtilmeksizin yazılı olarak gönderilir.

İhalelere katılmak için ihale dokümanında belirtilen gerekli nitelik ve yeterliğe sahip bulunmak, istenilen bilgi, belge ve teminatları vermek ve de tebligat için adres beyanında bulunmak zorunludur.

4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen durumlarda olan istekliler ihale dışı bırakılır. (2) 4734 sayılı Kanunun 11 inci maddesinde belirtilenler doğrudan veya dolaylı olarak yahut alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar. (3) Bu yasaklara rağmen ihalelere katılan istekliler hakkında 4734 sayılı Kanunun          11 inci maddesinde yer alan hükümler uygulanır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda Türk Lirası üzerinden teklif alınması esastır. Ancak gerekli hallerde gerekçeleri belirtilmek sureti ile yabancı para birimi cinsinden teklif alınabilir. Bu husus ihale dokümanında belirtilir.

Ortak girişimler birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından iş ortaklığı veya konsorsiyum olarak iki türlü oluşturulabilir. İş ortaklığı üyeleri, hak ve sorumluluklarıyla işin tümünü birlikte yapmak üzere, konsorsiyum üyeleri ise hak ve sorumluluklarını ayırarak işin kendi uzmanlık alanlarıyla ilgili kısımlarını yapmak üzere ortaklık yaparlar. İş ortaklığı her türlü ihaleye teklif verebilir. Ancak şirket, işin farklı uzmanlıklar gerektirmesi durumunda, ihaleye konsorsiyumların teklif verip veremeyeceğini ihale dokümanında belirtir. İhale aşamasında ortak girişimden kendi aralarında bir iş ortaklığı veya konsorsiyum yaptıklarına dair anlaşma istenir. İş ortaklığı anlaşmalarında pilot ortak, konsorsiyum anlaşmalarında ise koordinatör ortak belirtilir. İhalenin iş ortaklığı veya konsorsiyum üzerinde kalması halinde sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli iş ortaklığı veya konsorsiyum sözleşmesinin verilmesi gerekir. İş ortaklığı anlaşma ve sözleşmesinde, iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin taahhüdün yerine getirilmesinde müştereken ve müteselsilen sorumlu oldukları, konsorsiyum anlaşma ve sözleşmesinde ise konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin, işin hangi kısmını taahhüt ettikleri ve taahhüdün yerine getirilmesinde koordinatör ortak aracılığıyla aralarındaki koordinasyonu sağlayacakları belirtilir.(2) İhaleye davet edilen isteklinin doküman satın alması halinde iş ortaklığı veya ihale dokümanında izin verilmişse konsorsiyum kurarak ihaleye teklif vermesi mümkündür.

İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde ihale dokümanında gerekli düzenlemelerin yapılması kaydıyla alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilebilir.(2) İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde ihale aşamasında isteklilerden alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri belirtmeleri, sözleşme imzalamadan önce de alt yüklenicilerin listesini şirketin onayına sunmaları istenebilir. Alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Bildirim ve tebligat, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak dokümanın satın alındığına ilişkin formda ya da başvuru mektubunda ve/veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, şirket tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim yapılabilir.(2) Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.(3) Elektronik posta yoluyla yapılacak bildirimler, şirketin resmi elektronik posta adresi kullanılarak yapılır.(4) Şirket tarafından ortak girişimlere yapılacak bildirim ve tebligat 22 nci maddeye göre belirlenecek pilot veya koordinatör ortağa yapılır.(5) İstekli olabilecekler ile aday ve istekliler tarafından şirketle yapılacak yazışmalarda elektronik posta ve faks kullanılamaz. Ancak dokümanın posta veya kargo yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde dokümanın satın alınmasına ilişkin talepler şirkete faksla bildirilebilir.

İhalelerde, şirket tarafından ihale dokümanında talep edilmesi halinde teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere geçici, % 6’sından az olmamak üzere kesin teminat alınır.(2) Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir:a) Tedavüldeki Türk Parası.b) Alımda kullanılacak para birimine göre düzenlenecek teminat mektupları.(3) İlgili mevzuatına göre Türkiye’de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye’de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir.(4) Teminat mektupları dışındaki teminatlar, ihale komisyonlarınca teslim alınamaz. Bunların şirketin banka hesaplarına yatırılması zorunludur.(5) İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları ihaleden sonra muhasebe müdürlüklerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanması halinde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat, sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir.(6) Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.(7) Her ne suretle olursa olsun, şirketçe alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.(8) Tekliflerin geçerlilik süresinden en az 30 gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle şirket tarafından belirlenir. Şirket tarafından, kesin teminat mektuplarının geçerlilik süresi ile ilgili hususlarda kesin kabulün yapılacağı tarihe kadar gerektiğinde garanti süresini de kapsayacak şekilde düzenlemeler yapılabilir.(9) İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif bedellerine bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.(10) Şirketçe gerekli görüldüğünde, banka teminat mektuplarının teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden yapılabilir. Yapılan teyitlerde, bankanın en az iki yetkilisinin imzasının bulunması gerekir.(11) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak ihalelerde bankalarca verilecek teminat mektuplarının kapsamı ve şekli konusunda 4734 sayılı Kanunun 35 inci maddesine göre Kamu İhale Kurumunun tespit ettiği hususlar geçerlidir.

Teklif mektupları, ilgili standart formlar esas alınarak hazırlanır.(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:a) Yazılı olması.b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.(4) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir.(5) Zorunlu unsurlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz.(6) Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

Tekliflerin geçerlilik süresi; tekliflerin tahmini değerlendirme süresi, ihale kararının onaylanması ile sözleşme imzalanmasına kadar geçecek süre ve benzeri hususlar dikkate alınarak belirlenir ve bu süre ihale dokümanında belirtilir.(2) Şirketçe ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla en fazla ihale dokümanında belirtilen süre kadar uzatılabilir.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan şirketin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri, istekli tarafından imzalanır ve kaşelenerek veya mühürlenerek kapatılır.(2) Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde alternatif teklifler de aynı şekilde hazırlanarak sunulur.(3) Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında ihale dokümanında belirtilen adrese teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonuna ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.(4) Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.

Başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.(2) Yeterlik başvuruları ile teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar ihale dokümanında belirtilen adrese teslim edilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını, alınış sırasına göre inceler. Bu Usul ve Esaslarda belirtilen teklif hazırlama usullerine uygun olmayan zarflar, şirketin açık adresinin başvuru veya teklif zarflarının üzerine yazılmamış olması durumu hariç, bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. İhalelerde en az bir geçerli teklifin temin edilemediği durumlarda ihale komisyonu, dış zarf kontrolüyle ilgili hükümleri kısmen veya tamamen uygulamayabilir.(3) Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.(4) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. Aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu zarf açma ve belge kontrol tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir.(5) İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.(6) Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.(7) Satın alınan doküman bedelinin yatırıldığına dair belgelerde, isteklinin ticaret unvanı ya da adının olması zorunlu değildir.

İhale komisyonunun kararı doğrultusunda, ilgili birim tarafından tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde kullanılmak amacıyla, net olmadığı anlaşılan hususlarla ilgili olmak üzere isteklilerden yazılı şekilde tekliflerini açıklamaları istenebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve yapılamaz.(2) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile ihale dokümanında talep edilmesi halinde geçici teminatı usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde şirketçe belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.(3) En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Hata bulunması halinde isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu durum istekliye derhal bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini bildirim tarihini izleyen 5 takvim günü içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içerisinde herhangi bir cevap vermemesi halinde teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve varsa geçici teminatı gelir kaydedilir.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki alımlar için gerçekleştirilen ihalelerde ekonomik açıdan en avantajlı teklif, en düşük fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınması esasına göre belirlenir.

İhale konusu malın/işin özelliği göz önünde bulundurularak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, stratejik, güvenlik, gizlilik, standardizasyon, modernizasyon, kamu payı, yerlilik, kalite ve teknik değer gibi unsurlar fiyat dışı unsur olarak belirlenebilir.(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirlendiği ihalelerde; fiyat dışı unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin yapılabilmesi için sunulacak belge ve/veya numune idari şartnamede açıkça belirtilir.(3) Ekonomik ve mali yeterlik kriterleri ile iş deneyim belgesi fiyat dışı unsur olarak öngörülemez.(4) Fiyat dışı unsurlar, bir marka veya model esas alınarak rekabeti sınırlayıcı şekilde belirlenemez.(5) Fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan birim veya görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanır ve bu belge ihale onay belgesinin ekinde yer alır.

Birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edilmesi ve bu tekliflerin uygun görülmesi halinde varsa fiyat dışı unsurlarda dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. Fiyat dışı unsurlar belirlenmemişse iş deneyim belge tutarı yüksek olan istekli üzerine ihale sonuçlandırılır. İş deneyim belgesi istenmeyen durumlarda bu hususla ilgili ihale dokümanında gerekli düzenlemeler yapılır.

İhale komisyonu verilen teklifleri bu Usul ve Esaslarda belirtilen hususlar çerçevesinde değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.(2) İhale komisyonu;a) Malın imalat sürecinin ekonomik olması veya verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde/işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,c) Teklif edilen malların/işin özgünlüğü,hususlarında, isteklinin belgelendirilmek suretiyle yaptığı yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.(3) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.

Mal alımlarında;a) Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında belirtilen oranda yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine, ihale dokümanında belirlenen orana kadar fiyat avantajı sağlanabilir. İdari şartnamede yerli malı teklif eden yerli istekli lehine tanınan fiyat avantajı oranı belirtilir. Yerli malını teklif etmekle birlikte, yabancı isteklilerle ortak girişim yapmak suretiyle ihaleye katılan yerli istekliler bu fiyat avantajından yararlanamaz.b) Yerli malını teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı, bu istekliler dışındaki isteklilerin teklif ettikleri bedellere, kendi teklif bedelleri üzerinden ihale dokümanında belirlenen fiyat avantajı oranı esas alınarak hesaplanan tutarın eklenmesi suretiyle uygulanır. Ortakları arasında yabancı gerçek ve/veya tüzel kişi bulunan ortak girişimler, yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine uygulanacak fiyat avantajından yararlanamaz.c) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirlendiği ihalelerde, öncelikle fiyat dışı unsurlar dikkate alınarak değerlendirilmiş teklif bedeli bulunur. Yerli malını teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı, bu istekliler dışındaki isteklilerin değerlendirilmiş teklif bedellerine, kendi değerlendirilmiş teklif bedelleri üzerinden fiyat avantajı oranı esas alınarak hesaplanan tutarın eklenmesi suretiyle uygulanır.ç) Teklif edilen malın yerli malı olduğu kamu kurum ve kuruluşları ile üniversiteler yahut mevzuat uyarınca bu belgeyi vermeye yetkili kuruluşlar tarafından belirlenen esaslara uygun olarak düzenlenen yerli malı belgesi ile belgelendirilir.(2) Hizmet alımı ve yapım işlerinde;a) Yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde, ihale dokümanında belirlenen orana kadar fiyat avantajı uygulanmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir.b) Yerli istekliler lehine uygulanacak fiyat avantajı, yabancı isteklilerin teklif ettikleri bedellere, bu bedeller üzerinden ihale dokümanında belirlenen fiyat avantajı oranı uygulanarak bulunacak tutar eklenmek suretiyle hesaplanır. Ortakları arasında yabancı gerçek ve/veya tüzel kişi bulunan ortak girişimler bu fiyat avantajından yararlanamaz.c) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirlendiği ihalelerde, öncelikle fiyat dışı unsurlar, daha sonra ise yerli istekliler lehine fiyat avantajı dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir.