Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (b) Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Usul ve Esaslar

Bu Usul ve Esasların amacı; 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (b) bendi uyarınca Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası tarafından yapılacak veya aynı bent uyarınca Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası adına diğer idarelerce yaptırılacak mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerinde uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.

Bu Usul ve Esaslar; güvenlikle ilişkili olduğuna veya gizlilik içinde yürütülmesi gerektiğine Cumhurbaşkanı veya Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası ile ilgilendirilen Bakan tarafından karar verilen veya mevzuatı uyarınca sözleşmenin yürütülmesi sırasında özel güvenlik tedbirleri alınması gereken veya devlet güvenliğine ilişkin temel menfaatlerin korunmasını gerektiren hallerle ilgili olan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerini kapsar.

Bu Usul ve Esaslar, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (b) bendi ile ek 11 inci maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu Usul ve Esaslarda geçen;a) Başkan: Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Başkanını,b) Banka: Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasını,c) Gizlilik ve güvenlik gerektiren işler: Banka faaliyetlerinin etkin bir şekilde sürdürülebilmesi için güvenlik veya gizlilik içinde yürütülmesi gerektiğine Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası ile ilgilendirilen Bakan tarafından karar verilen işleri,ç) İhale yetkilisi: Bankanın, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,d) Modernizasyon: Envanterde mevcut banka malının veya yazılımının, teknolojik gelişmelere ve ihtiyaçlara bağlı olarak araştırma ve geliştirme yoluyla ve ilave yazılım ya da donanım kullanılarak işlevsel özelliklerinin, kullanım ömrünün ve performansının artırılmasını,e) Sistem: Banka iş süreçlerinin yürütülmesine katkıda bulunmak üzere, muhtelif malzeme, teçhizat, donanım ve yazılımın bir araya getirilmesi ile oluşturulan bileşenler bütününü,f) Sözleşme: Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde banka ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,g) Standardizasyon: İşletme ve idame maliyetlerinin asgari düzeye indirilmesi veya mevcut sistemlerle uyumun sağlanması amacıyla kalite, marka, model veya üretici firma birliğinin sağlanması işlemini,ğ) Yaklaşık maliyet: İhale öncesi her türlü fiyat araştırması yapılmak suretiyle katma değer vergisi hariç olmak üzere belirlenen değeri,ifade eder.(2) Bu Usul ve Esaslarda tanımı bulunmayan hususlar hakkında 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlar esas alınır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinin ihalelerinde, ulusal menfaatin korunması, güvenlik ve gizliliğin gerektirdiği hususlar, standardizasyonun korunması, modernizasyonun sağlanması ve süratle hareket ilkelerinin yanı sıra, 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde belirtilen temel ilkeler de dikkate alınır. Bu kapsamda mal ve hizmet alımları ile yapım işleri birlikte veya kısımlar halinde yapılabilir.(2) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılan alımlarda bankaya ait her türlü gizlilik dereceli bilgi, belge, proje ve bunlarla ilgili yerlerin güvenliğinin sağlanması temel amaçtır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında aşağıdaki ihale usulleri uygulanır:a) Pazarlık usulü.b) Belli istekliler arasında ihale usulü.(2) Banka, bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinin ihalelerinde birinci fıkrada belirtilen usullerden herhangi birini seçebilir.

Pazarlık usulü, bankanın bu Usul ve Esaslar kapsamındaki her türlü ihtiyacını karşılamak amacıyla ilan yapılmaksızın davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.(2) Tekliflerin alınması, teklif bedelleri üzerinden açık eksiltme yoluyla pazarlık yapılması ve tekliflerin değerlendirilmesini müteakip ihale sonuçlandırılır. Banka ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli ile banka menfaati gereği fiyat görüşmesi için ilave bir oturum yapabilir.(3) Yapım işi ihalelerinde, ihale yetkilisinin onayı ile açık eksiltme yoluyla pazarlık yapılmayabilir. Ancak banka, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli ile banka menfaati gereği fiyat görüşmesi için ilave bir oturum yapabilir.(4) Nihai teklif tutarı ilk teklif bedelinden yüksek olamaz.(5) Davet edilecek istekliler ihale yetkilisince belirlenir ve davet edilecek istekli sayısı zorunlu haller dışında üçten az olamaz. Davet edilen isteklilerin dışında herhangi bir istekli ihaleye katılamaz.

Belli istekliler arasında ihale usulü, ilan yapılmaksızın ihale yetkilisince belirlenen adaylar arasında yapılan yeterlik değerlendirmesi sonucunda davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.(2) Uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektiren işlerin ihalesi bu usule göre yaptırılabilir.(3) Yeterlik değerlendirmesi sonucunda davet edilen isteklilerin tekliflerinin alınması ve değerlendirilmesini müteakip ihale sonuçlandırılır. Banka, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli ile banka menfaati gereği fiyat görüşmesi yapabilir. Nihai teklif tutarı teklif edilen bedelden yüksek olamaz.(4) Davet edilecek istekliler ihale yetkilisince belirlenir ve davet edilecek istekli sayısı üçten az olamaz.

Banka, aşağıda belirtilen hallerde, ihtiyaçlarını ilan yapmaksızın fiyat üzerinde görüşme yaparak doğrudan temin edebilir:a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edildiği mal ve hizmet alımları ile yapım işleri.b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olduğu alımlar.c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan ve asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve süresi beş yılı geçmeyen sözleşmeyle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden yapılacak mal alımı ve hizmet alımları.ç) 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde belirtilen ve Kamu İhale Kurumunca güncellenen limit tutarın beş katına kadar olan mal alımı ve hizmet alımları ile yapım işleri.d) Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki bankanın ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması.e) Önceden düşünülmesi mümkün olmayan ani ve beklenmeyen olayların ortaya çıkması üzerine ivedi olarak yapılması gerekip, belli istekliler arasında ihale usulü ve pazarlık usulünün uygulanmasına yeterli süre bulunmayan acil nitelikli işlere ilişkin mal ve hizmet alımları ile yapım işleri.f) Kamu kurum ve kuruluşları ile bunların doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları her çeşit kuruluş, müessese, birlik, işletme veya şirketlerden yapılacak mal ve hizmet alımları.g) Bu Usul ve Esaslar kapsamında olup bankanın ihtiyacı olan cihaz ve yazılım alımları.(2) Birinci fıkranın uygulanmasında, komisyon kurma ve bu Usul ve Esaslarda belirtilen yeterlik kurallarını arama, teminat alma ve sözleşme yapma zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından fiyat araştırması ve fiyat üzerinde görüşmeler yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir.

Banka ihtiyaçlarını temin sürecinde çerçeve anlaşma yapabilir.(2) Banka, ihtiyaç duyulan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak bu Usul ve Esaslarda belirtilen ihale usullerini uygulamak kaydıyla çerçeve anlaşmalar yapabilir. Bu anlaşmaların yapılmasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır:a) Çerçeve anlaşma kapsamında karşılanması planlanan tahmini ihtiyaç miktarları ihale dokümanında gösterilir.b) Çerçeve anlaşma kapsamında imzalanan sözleşmelerin süresi otuz altı ayı geçemez.c) Çerçeve anlaşmalar, koşulların tamamının baştan belirlendiği hallerde, en az iki istekli ile yapılabilir. Belirli sebeplerle koşulların tamamının baştan belirlenemediği hallerde ise istenilen şartları karşılayan yeterli sayıda teklif sunulması kaydıyla çerçeve anlaşmaya taraf olacak istekli sayısı üçten az olmamak üzere ihale dokümanında belirtilir. Çerçeve anlaşmaların iki istekli ile yapıldığı haller hariç, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri geçerli kabul edilen istekliler, ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Çerçeve anlaşmaya taraf olan istekli sayısının ikinin altına inmesi halinde, mevcut çerçeve anlaşmanın sona erdiği taraflara bildirilir.ç) İsteklilere ihale konusu işin karmaşıklığı ve özgünlüğü gibi hususlar dikkate alınarak tekliflerini sunmaları için yeterli süre tanınır.d) İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini on iki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyenler ile teklif vermeye davet edildiği halde üç kez geçerli teklif vermeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.e) Münferit sözleşmeye davet edildiği halde ihale dokümanında belirtilen süre içerisinde sözleşme imzalamayan istekliyle yapılan çerçeve anlaşma feshedilir.f) Çerçeve anlaşma yapılmış olması, bankaya alım yapma yükümlülüğü getirmez. İdarenin çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçları bu Usul ve Esaslarda yer alan diğer usuller kullanılmak suretiyle de karşılanabilir.g) Çerçeve anlaşma kapsamında yapılan münferit sözleşmelerde, sözleşmenin ifasının çerçeve anlaşma süresi içerisinde yapılması zorunludur, Ancak iş artışı yapılması, mücbir sebep veya bankadan kaynaklanan nedenlerle süre uzatımı verilmesi hallerinde ya da gecikme cezasının uygulandığı durumlarda, münferit sözleşmenin ifası için çerçeve anlaşmanın süresi gecikme süresi kadar uzatılarak gerçekleştirilebilir.ğ) Çerçeve anlaşma ihalesine çıkılabilmesi için ödeneğin bulunması şartı aranmaz. Ancak münferit sözleşme aşamasında ödeneğin bulunması zorunludur. Ödenek, münferit sözleşme aşamasında ihtiyaç konusu mal veya hizmet veya yapım işi için çerçeve anlaşma ihalesinde teklif edilen bedeller dikkate alınarak banka tarafından belirlenir.h) Kısmi teklife açık çerçeve anlaşma ihalelerinde her bir kısma ilişkin imzalanan çerçeve anlaşma ayrı bir çerçeve anlaşma olarak kabul edilir.ı) Konsorsiyumlar çerçeve anlaşma ihalelerine katılamazlar.i) Münferit sözleşme aşamasında, banka tarafından tekliflerin elektronik ortamda alınmasına karar verilebilir.

Bankanın ihtiyaçlarının temini için ihale konusu alımın bütün teknik özelliklerinin net olarak belirlendiği hallerde elektronik eksiltme kullanılabilir. Elektronik eksiltmeye davet edilecek ve eksiltmeye katılacak istekli sayısı üçten az olamaz. Elektronik eksiltmede aşağıdaki hususlar dikkate alınır:a) Elektronik eksiltmeye başlamadan önce ihale dokümanında belirlenen şartlara göre tekliflerin ilk değerlendirmesi yapılır.b) Yeterli kabul edilen istekliler elektronik ortamda yeniden teklif vermeye aynı anda davet edilir. Davette, elektronik eksiltmenin; başlama tarihi ve saati, ne şekilde yapılacağı ile yürütüleceği elektronik araca isteklinin bağlantı kurabilmesi için gerekli bütün bilgilere yer verilir. Elektronik eksiltmenin her aşamasını gösteren bir zaman çizelgesi davet ile birlikte iletilir. Birbirini izleyen birden fazla aşamada elektronik eksiltme yapılabilir. Davetin gönderildiği tarihten iki iş günü geçmeden elektronik eksiltmeye başlanamaz.c) Elektronik eksiltme süresince, isteklinin teklifinin eksiltmeye katılan istekliler arasında hangi sırada olduğu ve en avantajlı teklifin tutarı tüm isteklilerin erişimine açık tutulur. İhale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, diğer isteklilerin teklifleri tutarı ve eksiltmenin herhangi bir aşamasındaki istekli sayısı da duyurulabilir. Ancak hiçbir halde teklif sahiplerinin isimleri açıklanamaz.(2) Elektronik eksiltme aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sona erdirilir:a) Elektronik eksiltmeye katılım için yapılan davette eksiltmenin tamamlanacağı belirtilen tarih ve saatin dolması.b) Davette bildirilen yeni tekliflerin verilebilmesine ilişkin bekleme süresi içinde asgari fark aralığında yeni bir teklifin olmaması.c) Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması.

Piyasada mamul olarak bulunan malların elektronik ortamda temin edilmesi için, uygulanan ihale usulüne göre tekliflerin değerlendirilmesi aşamasından sonra dinamik alım sistemi kullanılabilir. Dinamik alım sistemi, rekabeti engelleyici, sınırlayıcı veya bozucu şekilde işletilemez. Sistemin tesis edileceği hususu, en az beş gerçek veya tüzel kişiye duyurulur. Bu duyurunun ekinde planlanan alımın niteliği, türü ve miktarının yanı sıra satın alma sistemine, bu sistemin işletilmesinde kullanılacak elektronik ekipmana, sisteme teknik olarak bağlanabilmek için gerekli düzenlemelere, sistemin işleyişini düzenleyen kurallara ve diğer hususlara ilişkin bilgilere yer verilir.(2) Dinamik alım sisteminin oluşturulmasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır:a) Dinamik satın alma sitemindeki istekli sayısı ikiden az olamaz. Yeterlik kriterlerini sağlayan ve bankaca belli aralıklarla davet edilip ön teklif veren bütün isteklilere sisteme dahil olma imkanı verilir. Ön teklifler ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olduğu sürece sürekli olarak geliştirilebilir.b) Ön tekliflerin değerlendirilmesi, verildikleri tarihten itibaren on beş gün içinde tamamlanır. Teklif vermeye ilişkin davetin henüz yapılmamış olması halinde değerlendirme süresi on beş güne kadar bir defa uzatılabilir.c) Dinamik alım sisteminin tesis edildiği veya sistemin kurulmasından vazgeçildiği ile ön tekliflerin sisteme kabul veya reddedildikleri hususu isteklilere karar alındıktan sonra en geç üç gün içinde bildirilir.ç) Sisteme kabul edilen bütün istekliler, tekliflerini sunmaları için yeterli süre tanınmak suretiyle teklif vermeye davet edilir.d) Teklifler, ihale dokümanında belirtilen esaslara göre değerlendirilmek suretiyle alım sonuçlandırılır ve sözleşmeye bağlanır.e) Dinamik alım sisteminin süresi otuz altı aydan fazla olamaz.f) Dinamik alım sistemi dahilinde yapılacak alımlara ilişkin sözleşme düzenlenmesi gerekli haller ile bu sözleşmelerin şeklini ve kapsamını belirlemeye banka yetkilidir.

Banka, davet edilecek gerçek ve tüzel kişilerin belirlenmesinde yararlanmak üzere akreditasyon sistemi oluşturabilir. Bu sistem, mal ve hizmet alımları ile yapım işleri dikkate alınarak tesis edilir. Akreditasyon sistemine kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerin belirlenmesinde mesleki ve teknik yeterlik kriterleri ile güvenliğin korunması hususları dikkate alınır.

İhale yetkilisi; biri başkan olmak üzere, en az ikisi ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla ve muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.(3) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.(4) İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

Mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce, banka tarafından, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyet isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz. Ancak yaklaşık maliyetin sınaî ve teknolojik zorunluluklar nedeniyle belirlenemediği durumlarda, gerekçeleri onay belgesinde belirtilmesi kaydıyla, yaklaşık maliyet belirlenmeksizin alım veya ihale yapılabilir.

Banka tarafından hazırlanan ihale konusu mal alımına, hizmet alımına veya yapım işlerine ait alımla ilgili talimatları içeren idari şartnameler ile varsa teknik şartnameler, sözleşme tasarıları ve gerekli diğer belge ve bilgiler banka tarafından davet edilen isteklilere bedelli veya bedelsiz olarak verilebilir.(2) İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin bankaca hazırlanması esastır. Ancak mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle bankaca hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler hizmet alımı yapılması suretiyle hazırlattırılabilir.(3) İhale dokümanında, bankanın bu işlerle ilgili olarak 4734 sayılı Kanundan istisna edildiği ve işi yaptırıp yaptırmamakta, alıp almamakta veya kısmen yaptırmakta serbest olduğu hususlarına da yer verilir.

Davet yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek davet edilen isteklilere bildirilir.(2) Davet yapıldıktan sonra tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin bankaca tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az üç gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkanı sağlanır.(3) İstekliler tekliflerini hazırlarken ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak son teklif verme gününden on gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu talebin banka tarafından uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale dokümanı alan bütün isteklilere, son teklif verme gününden en az üç gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ve açıklama talebinde bulunan istekli belirtilmeksizin yazılı olarak gönderilir.

İhalelere katılmak için ihale dosyasında belirtilen gerekli nitelik ve yeterliğe sahip bulunmak, ihale dokümanında belirtilen bilgi, belge, teminatları vermek ve tebligat için adres beyanında bulunmak zorunludur.

4734 sayılı Kanunun 11 inci maddesinde belirtilenler ihalelere katılamazlar.

İhale yetkilisinden alınacak onay belgesinde uygun görülmesi halinde, ortak girişimler de ihaleye katılabilir. Bu durumda banka, ihaleye hangi ortak girişimlerin (iş ortaklığı ve/veya konsorsiyum) teklif verebileceğini ihale dokümanında belirtir.(2) Ortak girişimler birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından iş ortaklığı veya konsorsiyum olarak iki türlü oluşturulabilir. İş ortaklığı üyeleri, hak ve sorumluluklarıyla işin tümünü birlikte yapmak üzere, konsorsiyum üyeleri ise hak ve sorumluluklarını ayırarak işin kendi uzmanlık alanlarıyla ilgili kısımlarını yapmak üzere ortaklık yaparlar. İhale aşamasında ortak girişimden kendi aralarında bir iş ortaklığı veya konsorsiyum yaptıklarına dair anlaşma istenir. İş ortaklığı anlaşmalarında pilot ortak, konsorsiyum anlaşmalarında ise koordinatör ortak belirtilir. İhalenin iş ortaklığı veya konsorsiyum üzerinde kalması halinde, sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli iş ortaklığı veya konsorsiyum sözleşmesinin verilmesi gerekir. İş ortaklığı anlaşma ve sözleşmesinde, iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin taahhüdün yerine getirilmesinde müştereken ve müteselsilen sorumlu oldukları, konsorsiyum anlaşma ve sözleşmesinde ise konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin, işin hangi kısmını taahhüt ettikleri ve taahhüdün yerine getirilmesinde koordinatör ortak aracılığıyla aralarındaki koordinasyonu sağlayacakları belirtilir.

İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale veya sözleşme dokümanında gerekli düzenlemelerin yapılması kaydıyla alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilebilir.(2) Alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Bankanın gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün olmayan hususların tespit edildiği hallerde ihale saatinden önce ihale iptal edilebilir.(2) Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen tebliğ edilir. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara, ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce bankadan herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.(3) İhalenin iptal edilmesi durumunda iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.

İhalelerde teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. Ancak ihale dokümanında belirtilmesi şartıyla özellikli durumlarda ve gerekçe belirtmek suretiyle, Başkan veya usulüne uygun yetki veya imza devri yapılmış kişi onayı ile geçici teminat alınmamasına karar verilebilir.(2) Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce, ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. Ancak özellikli durumlarda ve gerekçe belirtmek suretiyle, Başkan veya usulüne uygun yetki veya imza devri yapılmış kişi onayı ile kesin teminat alınmamasına karar verilebilir. Bu durumda, düzenlenecek her hakedişten % 6 oranında yapılacak kesintiler teminat olarak alıkonulur. Bankaca geçici ve kesin teminatların süresi ve serbest bırakılması hakkında düzenleme yapılabilir.

Bu Usul ve Esasların uygulanmasında, Türk Lirası veya zorunlu haller ile sınırlı olmak kaydıyla yabancı para üzerinden teklif alınması durumlarına ve ilgisine göre 4734 sayılı Kanunun 34 üncü maddesinde teminat olarak kabul edileceği belirtilen değerler veya teklife esas konvertibl efektif teminat olarak kabul edilir.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak ihalelerde bankalarca verilecek teminat mektuplarının kapsamı ve şekli konusunda, 4734 sayılı Kanunun 35 inci maddesine göre Kamu İhale Kurumunun tespit ettiği hususlar geçerlidir.(2) Bankaya verilecek teminat mektuplarının, ilgili mevzuat uyarınca Türkiye’de bankacılık faaliyetinde bulunmalarına izin verilen yerli ve yabancı bankalarca düzenlenmesi şarttır.(3) Tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır.(4) Kesin teminat mektubu alınması durumunda bunun süresi, ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle banka tarafından belirlenir. Bankaca, kesin teminat mektuplarının geçerlilik süresi ile ilgili hususlarda kesin kabulün yapılacağı tarihe kadar gerektiğinde garanti süresini de kapsayacak şekilde düzenlemeler yapılabilir.(5) Kesin teminat mektubu, yüklenicinin taahhüdünü şartname ve sözleşme hükümleri uyarınca eksiksiz ve sorunsuz yerine getirmesi ve kesin kabulünün yapılmasını müteakip 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 13 üncü maddesinde belirtilen şartlar çerçevesinde iade edilir.(6) Avans teminat mektuplarının süresi, mahsup süresi göz önünde bulundurularak banka tarafından belirlenir.(7) İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve bankanın açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve kaşelenerek veya mühürlenerek kapatılır.(2) Teklif mektupları ve eki cetveller, Katma Değer Vergisi hariç olmak üzere Türk Lirası veya zorunlu haller ile sınırlı olmak kaydıyla yabancı para cinsinden hazırlanır.(3) Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. İhale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.(4) Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında bankaya verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar bankaya ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. Banka tarafından ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme şartları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir. Ancak bu sürenin bitimine rağmen ihalenin sonuçlandırılamayacağının ihale komisyonunca belirlenmesi halinde ihale yetkilisinin onayı ve isteklinin kabulü ile bu süre bankaca belirlenen şekilde yeteri kadar uzatılabilir.

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar bankaya verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu Usul ve Esaslarda belirtilen teklif hazırlama usullerine uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.(2) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Açık eksiltme yapılması öngörülen ihalelerde, teklif mektubu ile geçici teminatı uygun olan istekliler ile toplu olarak teklif bedelleri üzerinden pazarlık yapılır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

İhale komisyonu, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere, net olmayan hususlarla ilgili, isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.(2) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle teklif mektubu ile geçici teminatının usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak teklif mektubu ile geçici teminat dışındaki belgelerde eksiklik/bilgi eksikliği bulunması halinde bankaca belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belgelerin/bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenebilir. Belirlenen sürede belge/bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. İhale komisyonu, tekliflerin değerlendirilmesi sırasında çıkan aritmetik hataları düzelterek, toplam bedele yansıtır ve değerlendirmeyi bu bedel üzerinden yapar. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.(3) İhaleye katılan tüm isteklilerin, ihale tarihi itibarıyla ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit ettirilir.

İhale dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen düzenlemelere göre işlem tesis edilir.

İhale komisyonu kararı üzerine banka, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. Banka bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Banka tarafından ihalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce bankadan herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. Ancak banka, isteklilerin talepte bulunması halinde ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirebilir.(2) İhalenin iptal edilmesi durumunda iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.