Strateji ve Bütçe Başkanlığı Tarafından Düzenlenecek İsedak Çok Taraflı Uluslararası Organizasyonların ve Toplantıların Yürütülmesine Yönelik 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (z) Bendi Kapsamında Yapılacak Alımlara İlişkin Usul ve Esaslar

Bu Usul ve Esasların amacı; İSEDAK’ın uluslararası sekretarya faaliyetlerini yürüten Strateji ve Bütçe Başkanlığı İSEDAK ve Uluslararası Kalkınma İşbirliği Genel Müdürlüğünün, İslam İşbirliği Teşkilatı (İİT) Ekonomik ve Ticari İşbirliği Daimi Komitesi (İSEDAK) çalışmaları kapsamında gerçekleştirilen çok taraflı uluslararası organizasyonlar ve toplantıların yürütülmesine yönelik 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (z) bendi uyarınca yapılacak mal ve hizmet alımlarında uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.

Bu Usul ve Esaslar, İslam İşbirliği Teşkilatı (İİT) Ekonomik ve Ticari İşbirliği Daimi Komitesi (İSEDAK) çalışmaları kapsamında gerçekleştirilen çok taraflı uluslararası organizasyonlar ve toplantıların yürütülmesine yönelik, Strateji ve Bütçe Başkanlığı İSEDAK ve Uluslararası Kalkınma İşbirliği Genel Müdürlüğü tarafından yurtiçinde ve/veya yurtdışında yerli ve/veya yabancı gerçek ve tüzel kişilerden yapılacak olan mal ve hizmet alımlarını kapsar.

Bu Usul ve Esaslar, 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (z) bendi ile ek 11 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu Usul ve Esaslarda geçen;a) Doğrudan alım: Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarının İdare tarafından en az bir istekliden alınan teklife göre doğrudan temin edilebildiği usulü,b) En uygun teklif: Ekonomik olmanın yanında uluslararası temsilin gerektirdiği hizmet kalitesini gözetecek şekilde İdare tarafından uygun görülen istekli fiyat teklifini,c) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama talimatı üzerine işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması ve kontrolü işlerini idare etmek üzere harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen kişileri,ç) Harcama yetkilisi: Strateji ve Bütçe Başkanlığı İSEDAK ve Uluslararası Kalkınma İşbirliği Genel Müdürünü,d) Harcama talimatı: Bu Usul ve Esaslar kapsamında gerçekleştirilecek mal ve hizmet alımlarında hazırlanan, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan ve alım konusu işin niteliği, alım sürecinde görev alan personel ve görevleri, harcanacak ödeneğin tertibi ve tutarı, ön ödeme yapılacaksa şartları ile ihtiyaç duyulan diğer bilgileri içeren belgeyi,e) İdare: Strateji ve Bütçe Başkanlığını,ifade eder.(2) Bu Usul ve Esaslarda tanımı bulunmayan hususlar hakkında 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlar esas alınır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımlarının, uygun şartlarla ve zamanında yapılması, ihalede saydamlığın, eşit muamelenin, güvenilirliğin, gizliliğin, kamuoyu denetiminin sağlanması ve kaynakların verimli kullanılması esastır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki her türlü mal ve hizmet alımları doğrudan alım usulüyle temin edilir.  Bu usulle yapılan her türlü mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kanun kapsamında belirlenmiş parasal limitlere tabi değildir. Mal ve hizmet alımları kısımlar halinde de yapılabilir.(2) Alım işlemleri, harcama yetkilisince alım komisyonu kurularak da yapılabilir.(3) Organizasyon ve toplantı için gerekli ihtiyaçlar tek bir firmadan temin edilebileceği gibi, ihtiyaçların çeşitliliği ve tek yerden tedarik edilememe durumu göz önünde bulundurularak farklı firmalardan da temin edilebilir.

İSEDAK çerçevesindeki organizasyon ve toplantıların yapılabilmesi için gerekli olan ve aşağıda belirtilen mal ve malzeme tedariki ile hizmet alımlarına ilişkin iş ve işlemler, kiralama veya alım usulüyle temin edilebilir. a) Toplantı organizasyon hizmetleri.b) Konaklama.c) Yemek ve toplantı arası ikramlar.ç) Yurtiçi ve yurtdışı ulaşım.d) Şehir içi ulaşım.e) Yazılı, ardıl ve simültane tercüme hizmetleri.f) Kırtasiye ve sarfiyat malzemeleri.g) Toplantı salonlarının ve toplantı mekanında kullanılan ofislerin dizaynı için gerekli olan elektronik ekipman, video ve fotoğraf çekimi için gerekli ekipman, fotokopi makineleri, bilgisayar ve yazıcılar, tablet cihazlar, pano, ses ve görüntü sistemleri ve gerekli olan diğer teknik malzemeler.ğ) Toplantıların daha etkin yönetilebilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımlar.h) Toplantının canlı yayını için gerekli ekipman ve hizmetler.ı) Toplantı için gerekli basılı materyal ve kitapların hazırlanma ve basımı ile ilgili iş ve işlemler.i) Tasarım hizmetleri ile ilgili iş ve işlemler.j) Konukların davet edilmesine ve kendilerine toplantı materyalleri gönderilmesine ilişkin iş ve işlemler.k) Konuklara verilecek resmi yemek ve düzenlenecek sosyal program ile ilgili iş ve işlemler.l) Toplantı kapsamında Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanının konuk heyet üyelerini kabul törenine ilişkin iş ve işlemler.m) Toplantılar kapsamında yapılacak yukarıdakilere benzer her türlü iş ve işlemler.n) Toplantılarla ilişkili ortaya çıkabilecek diğer mal ve malzeme alımı, kiralama ve hizmet alımına ilişkin her türlü iş ve işlemler. (2) İSEDAK kapsamında gerçekleştirilen organizasyon ve toplantıların yurtdışında düzenlenmesi durumunda, mal tedariki ve hizmet alımı yurtiçi veya yurtdışı firmalardan yapılabilir.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarında; isteklilere talimatları içeren idari şartname, yapılacak işin mahiyetini tarif etmek üzere teknik şartname ve birim fiyat cetveli ile sözleşme tasarısı gibi alıma ilişkin dokümanlar hazırlanabilir. Yapılacak işin büyüklüğü ve organizasyon ve toplantıya kalan zaman dikkate alınarak, bu maddede geçen dokümanlardan birini, birkaçını veya hepsini düzenlemek İdarenin takdirindedir.(2) Alımı yapılacak iş için düzenlenecek işlem dosyasında; harcama yetkilisinden alınan harcama talimatı ve alım dokümanı, istekliler tarafından sunulan teklifler ve diğer belgeler, kurulmuşsa alım komisyonu tutanak ve kararları gibi alım süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

Alımlardan önce yaklaşık maliyet hesaplaması yapılabilir. Yaklaşık maliyet hesaplaması yapılan alımlarda, harcama yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından İdarenin daha önce yaptığı işler için aldığı fiyat teklifleri, diğer kamu kurumlarının benzer işler için aldığı fiyat teklifleri, firmaların fiyat listeleri, internet kaynakları, telefon veya elektronik posta yoluyla alınan fiyat bilgileri, istekli olabilecek olan firmaların fiyat teklifleri, broşürler ve benzeri bilgiler kullanılarak araştırma yapılabilir. Araştırma sonucu hazırlanan tutanak araştırmayı yapan kişi veya kişilerce imzalanır.

  MADDE 10- (1) Bu Usul ve Esaslar dâhilinde yapılacak alımlarda, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan bilgi ve belgeleri isteyip istememek veya ilave bilgi ve belgeler talep etmek İdarenin takdirindedir. İşin niteliği, önceliği, kapsamı ve süresi dikkate alınarak belgelerden hangilerinin isteneceği İdarece belirlenir. (2) Alım işine teklif verebilmek için alıma ilişkin dokümanda belirtilen gerekli nitelik ve yeterliğe sahip bulunmak, bu dokümanlarda belirtilen bilgi, belge, teminatları vermek ve tebligat için adres beyanında bulunmak zorunludur.(3) Bu madde kapsamında istenen nitelikleri taşımadığı halde teklif veren ve gerçek dışı beyanda bulunan isteklilerin eğer alınmışsa geçici teminatları irat kaydedilir.

Mal tedariki veya hizmet sunumunun piyasa fiyat araştırması yapılarak temin edilmesinin uygun görüldüğü hallerde, harcama yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından alım konusu iş ile iştigal eden bir veya birden fazla firmadan fiyat teklifleri alınarak piyasa fiyat araştırması yapılır. Araştırma sonucu hazırlanan tutanak araştırmayı yapan kişi veya kişilerce imzalanır.

Mal tedariki veya hizmet sunumunun alım komisyonu kurularak temin edilmesinin uygun görüldüğü hallerde, harcama yetkilisi tarafından alımları gerçekleştirmek üzere biri başkan olmak üzere en az üç ve tek sayıda üyeden oluşan alım komisyonu kurulur. Alım komisyonu, alınan tekliflerin teknik şartname ve birim fiyat cetveli hazırlanmış olan alımlarda birim fiyat cetveliyle uygunluğunu, istekli firmaların ve sundukları belgelerin yeterliliğini değerlendirir. (2) İsteklilerce sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirmeyecek nitelikte eksiklik veya maddi hata bulunması halinde alım komisyonu süre belirterek tespit ettiği maddi hata veya eksikliği gidermesini istekliden talep edebilir veya gerek görmesi halinde isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakabilir. (3) Alım komisyonu tarafından gerekli görülen hallerde yeterliliği tespit edilen bir veya birden fazla istekliden tekliflerini revize etmeleri istenebilir.

Alım komisyonunca yapılan değerlendirme neticesinde en uygun teklif tespit edilir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisi alım komisyonu tarafından seçilen en uygun teklifi onaylar veya gerekçesini belirterek iade eder. (2) Alım komisyonunca belirlenen en uygun teklifin iade edilmesi durumunda harcama yetkilisi yeniden piyasa araştırması yaptırabilir, yeni bir alım komisyonu kurabilir veya alım işlemini iptal edebilir.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarında, sözleşme yapılmasının öngörülmesi halinde en uygun teklif sahibi istekliyle sözleşme yapılır. Sözleşme imzalanmadan önce aşağıda yer alan belgeler yükleniciden istenebilir. Aşağıda yer alan belgelerden (a) bendi hariç diğerlerinin sözleşme tarihinden en fazla on iş günü önceki tarihi taşıması gerekir. İdare aşağıda yer alan belgelerden uygun gördüklerini istemeye ve belgelerde aranacak şartları belirlemeye yetkilidir. İdare her türlü masrafı istekli tarafından karşılanmak şartıyla sözleşmenin notere onaylatılmasını talep edebilir.a) Kesin teminat.b) Vergi borcu yoktur yazısı.c) SGK prim borcu yoktur yazısı.ç) İflas ve konkordato ilan etmemiş olma belgesi.d) Mahkeme gözetiminde olmama belgesi.e) Adli sicil kaydı.f) Meslekten men edilmemiş olma belgesi.