Strateji ve Bütçe Başkanlığı Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (f) ve (y) Bentleri Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Esaslar

Bu Esasların amacı; 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi kapsamında finansmanının tamamı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından karşılanacak ve sonuçlarından ilgili kamu kurum ve kuruluşları, yükseköğretim kurumları, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları ile ikili veya çoklu işbirliği yapılan ülkelerin faydalanacağı her türlü araştırma ve geliştirme faaliyeti için ihtiyaç duyulan hizmet alımları ile (y) bendi kapsamında ülkedeki yatırımların yahut finans kaynaklarının artırılması veya dijital dönüşüm ve teknolojik gelişimin sağlanmasına yönelik yapılacak mal ve hizmet alımlarıyla ilgili esasların belirlenmesidir.Kapsam

Bu Esaslar, 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (f) ve (y) bentlerinde yer alan istisnalar kapsamında Başkanlığın yerli ve/veya yabancı gerçek ve tüzel kişilerden mal ve hizmet teminine ilişkin süreçleri kapsar.Hukuki dayanak

Bu Esaslar, 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (f) ve (y) bentleri ile ek 11 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.Tanımlar ve kısaltmalar

Bu Esaslarda geçen;1)   Araştırmacı: Yükseköğretim kurumları, sermayesinin yarısından fazlası kamuya ait şirketler dâhil kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, araştırma altyapıları, sivil toplum kuruluşları ve özel sektör kuruluşlarında çalışan veya çalışmış, proje konusu işte temayüz etmiş yerli ve yabancı gerçek kişileri,2)   Başkan: Strateji ve Bütçe Başkanını,3)   Başkanlık: Strateji ve Bütçe Başkanlığını,4)   EKAP: 4734 sayılı Kanunda tanımlanan Elektronik Kamu Alımları Platformunu,5)   Eşik değer: Doğrudan alım yöntemiyle sınırlı olmak üzere, 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirlenen ve aynı Kanunun 67 nci maddesi uyarınca güncellenen parasal limitin üç katını aşmamak şartıyla her yıl şubat ayı sonuna kadar Başkan onayıyla belirlenecek tutarı,6)   Harcama yetkilisi: Her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,7)   Mal ve hizmet alımı: İdare tarafından yürütülen araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile ülkedeki yatırımların yahut finans kaynaklarının artırılması veya dijital dönüşüm ve teknolojik gelişimin sağlanması kapsamındaki tüm mal ve hizmet alımlarını,8)   İdare: Bu Esaslar kapsamında proje yürüten Başkanlık harcama birimini,9)   İhale dokümanı: İhale konusu işe ilişkin idari şartname, teknik şartname, sözleşme taslağı ve gerekli diğer belge ve bilgileri,10)             İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullar ile usulüne uygun yetki devri yapılmış görevlilerini,11)             İKN: EKAP üzerinden kaydı yapılan ihalelere verilen ihale kayıt numarasını,12)             İstekli: Mal ve hizmet alımı için teklif veren yerli veya yabancı gerçek veya tüzel kişiler ile bunların oluşturdukları iş ortaklığı ve konsorsiyumu,13)             Yönlendirme Kurulu: Başkan ve başkan yardımcılarından oluşan kurulu,14)             Onay belgesi: Bu Esaslar kapsamında gerçekleştirilen tüm temin yöntemlerinde hazırlanan, harcama yetkilisinin imzasını taşıyan ve alım konusu işin niteliği, ihalelerde yaklaşık maliyeti, temin yöntemi, harcanacak ödeneğin tertibi ve tutarı, ön ödeme yapılacaksa şartları ile ihtiyaç duyulan diğer bilgileri içeren belgeyi,15)             Ortak girişim: Birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumu,16)              Proje: Politika ve strateji geliştirme ve/veya mevcut politika ve stratejilerin uygulamaya konulmasında ve değerlendirilmesinde ihtiyaç duyulan araştırma ve geliştirmeye dayanan faaliyetler ile ülkedeki yatırımların yahut finans kaynaklarının artırılması veya dijital dönüşüm ve teknolojik gelişimin sağlanması faaliyetlerini,17)             Proje iş tanımı: Doğrudan alım yöntemi ile yürütülmesine karar verilen projelerde proje yürütme komitesi tarafından hazırlanan, işin kapsamı ve teknik özellikleri ile proje kapsamında ihtiyaç duyulan diğer hususları gösteren belgeyi,18)             Proje koordinatörü: Projenin yürütülmesinde koordinasyon görevini yürüten proje yürütme komitesi üyesini,19)             Proje teklif dokümanı: İlgili harcama birimi tarafından bu Esaslar kapsamında yürütülmesi önerilen projenin Başkan oluruna sunulması için hazırlanan belgeyi,20)             Proje yürütme komitesi: Projenin genel koordinasyonunu yürüten ve kendisine bu Esaslarda ve sözleşmede verilen diğer görevleri yerine getiren komiteyi,21)             Sözleşme: İdare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,22)             Teklif: İsteklinin İdareye sunduğu teklif ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,23)             Yüklenici: Üzerine ihale bırakılan veya doğrudan alım yöntemiyle mal ve hizmet alımı yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,  ifade eder.Temel ilkeler

İdare, bu Esaslar kapsamındaki mal ve hizmet alımlarında saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği, gizliliği, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanmasını, kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.(2) Yeterli ödeneği bulunmayan hiçbir iş için mal ve hizmet alımı yapılamaz.(3) Bütünlük arz eden mal ve hizmet alımları kısımlara bölünemez.İKİNCİ BÖLÜMProje Konuları, Proje Onay Süreci, Proje Yürütme Komitesi ve Uygulanacak Temin YöntemleriÖncelikler ve proje konularının belirlenmesi

Yönlendirme Kurulu her yıl mayıs ayında toplanarak tamamlanan ve devam eden araştırma projelerini değerlendirir ve takip eden yıla ait projelerde esas alınacak öncelik ve ilkeleri belirler. Bu Esaslar kapsamında gerçekleştirilen projeler Yönlendirme Kurulunun karara bağladığı öncelik ve ilkeler dikkate alınarak hazırlanır.(2) Proje konuları, sonucundan sadece Başkanlığın yararlanmayacağı ve Başkanlık görev alanına giren her türlü araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile ülkedeki yatırımların yahut finans kaynaklarının artırılması veya dijital dönüşüm ve teknolojik gelişimin sağlanmasına yönelik ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenir.Proje teklif dokümanı

Projenin Başkan oluruna sunulması için projeyi teklif eden harcama birimi tarafından proje teklif dokümanı hazırlanır.(2) Proje teklif dokümanında aşağıdaki hususlar yer alır:1)   Projeyi teklif eden birim,2)   Projenin adı,3)   Projenin konusu,4)   Projenin amacı,5)   Projenin gerekçesi, konuya ilişkin mevcut durum ve sorunlar,6)   Projenin Kalkınma Planı, Yıllık Programlar, Başkanlık Stratejik Planı, diğer ulusal, bölgesel veya sektörel politika dokümanlarıyla bağlantısı,7)   Projenin kapsamı,8)   Proje kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetler,9)   Kullanılacak araştırma yöntemleri,10)             Projenin hedeflenen çıktıları, sonuçları,11)             Projenin özgünlüğü veya getirmesi beklenen yenilikler,12)             Proje çıktılarından yararlanacak kamu kurum ve kuruluşları, yükseköğretim kurumları, sivil toplum kuruluşları ve benzeri hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar,13)             Proje yürütme komitesinde yer alması öngörülen Başkanlık personeli ve görev tanımları,14)             Proje zaman çizelgesi, işin planlanan başlama tarihi ve süresi,15)             Projenin tahmini maliyeti ile bileşenlerine ilişkin maliyeti gösteren genel bütçe tablosu,16)             Uygulanacak temin yöntemi ve bu yöntemin seçilme nedeni,17)              Proje kapsamında karşılaşılabilecek riskler.Projelerin onaylanması

Hazırlanan proje teklif dokümanı, projeyi teklif eden birimin harcama yetkilisi ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısı tarafından 6 ncı ve 7 nci maddelere uygunluk açısından ön değerlendirmeye tabi tutulur. Yapılan ön değerlendirme sonucunda uygun görülen proje teklif dokümanı harcama yetkilisi ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısı tarafından imzalanarak, Başkan oluruna sunulur. Doğrudan Başkanlığa bağlı birimlerin projelerinin onaylanmasında Başkan Yardımcısı imzası aranmaz.(2) Başkanlık, gerekli gördüğü hallerde proje teklif dokümanı hakkında ilgili diğer Başkanlık birimlerinden, ilgili diğer kurum ve kuruluşlardan, kamuda ve özel sektörde söz konusu alanda temayüz etmiş kişilerden görüş alabilir.(3) Proje tahmini maliyeti eşik değerin üzerindeki işlerde, Başkan olurunun alınmasından sonra harcama yetkilisi tarafından onay belgesi imzalanıncaya kadar tahmini maliyette % 50 ve üzerinde bir artış gerçekleşmesi ve/veya uygulanacak temin yönteminde bir değişiklik meydana gelmesi halinde proje teklif dokümanı gözden geçirilerek bu madde hükümleri uyarınca yeniden Başkan oluruna sunulur. 28 inci maddenin yedinci fıkrasında belirtilen durumda yeniden Başkan oluru alınmasına ihtiyaç yoktur.Proje yürütme komitesi

Projenin onaylanmasını müteakip projeyi yürütecek olan birimin harcama yetkilisi tarafından proje yürütme komitesi başkanı, proje koordinatörü ve proje yürütme komitesi üyeleri belirlenir. Harcama yetkilisi proje yürütme komitesinde değişiklik yapmaya yetkilidir. Gerekli hallerde ilgili birimin harcama yetkilisi proje yürütme komitesinde başkan olarak görev alabilir.(2) Proje yürütme komitesi, başkan dâhil 3 kişiden az olmamak üzere tek sayıda kişiden oluşur.(3) Proje yürütme komitesi, proje iş tanımını veya ihale dokümanını hazırlar, projeyle ilgili mal ve hizmet alımlarını sözleşme hükümlerine göre takip ve kontrol eder, projenin genel koordinasyonunu yürütür, muayene ve kabule ilişkin teknik görüşü oluşturur ve kendisine sözleşmede verilen diğer görevleri yerine getirir.(4) Proje yürütme komitesi kararları oyçokluğuyla alınır ve kararlarda tüm üyelerin imzası bulunur. Kararlarda çekimser kalınamaz. Karşı oy kullanan proje yürütme komitesi üyeleri, gerekçesini karara yazar ve imzalar. Proje yürütme komitesi kararları, başkan ve üyelerin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.(5) Projeyi yürüten harcama birimi dışındaki Başkanlık birimlerinde çalışanlar da çalıştığı birimden yazılı izin alınarak proje yürütme komitesinde görevlendirilebilir. Söz konusu izinde personelin projede çalışacağı süre ve çalışma programı belirtilir.(6) Gerekli hallerde diğer kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan personel de proje yürütme komitesinde görevlendirilebilir.Uygulanacak temin yöntemleri

Bu Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarında aşağıdaki temin yöntemlerinden biri uygulanır:a)    Bu Esaslarda belirtilen hallerde ihtiyaçların İdare tarafından belirlenen isteklilerden doğrudan temin edilebildiği doğrudan alım yöntemi,b)   İhale konusu işin teknik ve mali özelliklerinin İdarece netleştirilebildiği hallerde İdarece belirlenen isteklilerin davet edildiği davet yöntemi,c)    İhale konusu işin teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi durumunda kullanılabilen ilanlı pazarlık yöntemi.(2) Doğrudan alım yöntemi bir ihale yöntemi değildir.ÜÇÜNCÜ BÖLÜMDoğrudan Alım YöntemiDoğrudan alım yöntemiyle yürütülecek projeler 

Doğrudan alım yönteminde ilan yapılmaz ve geçici teminat alınmaz. Doğrudan alım yöntemine aşağıdaki durumlarda başvurulabilir:1)   Eşik değerin altında kalan bir mal ve hizmet alımı olması,2)   İhtiyacın, niteliği gereği gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,3)   Gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,4)   Özellikleri nedeniyle ihtiyacın yükseköğretim kurumları, sermayesinin yarısından fazlası kamuya ait şirketler dâhil kamu kurum ve kuruluşları ve uluslararası kuruluşlardan tedarikinin uygun görülmesi,5)   İdare tarafından acil olarak ihtiyaç duyulması veya önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine mal ve hizmet alımı yapılmasının zorunlu olması,6)   Davet yöntemi ile yürütülen ihalelerde 28 inci maddenin yedinci fıkrasında belirtilen durumun meydana gelmesi,7)   Araştırmacılardan yapılacak bir hizmet alımı olması.Proje iş tanımı

Proje yürütme komitesi tarafından doğrudan alıma konu projenin konusu, amacı, süresi, beklenen sonuçları ve proje kapsamında öngörülen faaliyetler ile iş takvimi gibi işin kapsamı ve teknik özellikleri ile şartlarını gösteren unsurları; proje yürütme komitesi ve diğer yetkililerin görev ve sorumlulukları ile gerekli görülen diğer hususları tanımlayan bir proje iş tanımı hazırlanır.(2) Proje iş tanımı hazırlanırken, proje konusu ile ilgili faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerden ayrıntılı öneri ve değerlendirmeleri proje yürütme komitesince yazılı olarak veya uygun görülen diğer yöntemlerle alınabilir. Bu kapsamda, İdare gerekli gördüğü takdirde, bir çağrı dokümanı yayınlayarak ilgili gerçek veya tüzel kişilerin önerilerini almak üzere Başkanlığa ait internet sitelerinde duyuru yapabilir.(3) Proje yürütme komitesi, proje iş tanımını hazırlarken, proje konusu ile ilgili faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerden ücretli teknik destek alabilir. Proje iş tanımı hazırlanırken ücretli teknik destek alınması durumunda, söz konusu ücretli teknik desteği sağlayan gerçek veya tüzel kişi, işin yüklenicisi, çalışanı veya alt yüklenicisi olamaz.Onay belgesi

Proje iş tanımının hazırlanmasından sonra harcama yetkilisince onay belgesi düzenlenir. Onay belgesinin ekinde proje iş tanımı bulunur.Piyasa araştırması

Doğrudan alım yönteminde, proje yürütme komitesi tarafından gerçek veya tüzel kişilerden teklif alınarak piyasa araştırması yapılır. Hazırlanan proje iş tanımı,  piyasa araştırması sırasında, ilgili alanda faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerle paylaşılabilir. (2)  Piyasa araştırmasında gerçek veya tüzel kişilerden KDV hariç fiyat teklifi ile birlikte proje iş tanımına uygun olarak işin nasıl yapılacağı ile ilgili ayrıntılı çözüm önerisi sunması yazılı olarak talep edilebilir.   (3) Belirlenen tarihe kadar İdareye yazılı olarak sunulan çözüm önerileri proje yürütme komitesi tarafından tutanak altına alınır. Çözüm önerileri İdareye posta yoluyla ya da elden teslim edilebilir.(4) 11 inci maddenin birinci fıkrasının (b), (c), (ç) ve (f) bentleri kapsamında yapılacak alımlarda piyasa araştırması yapılmaz.Yüklenicinin belirlenmesi

İdareye sunulan çözüm önerileri ve fiyat teklifleri proje yürütme komitesi tarafından değerlendirilir. Söz konusu değerlendirme sonucunda proje yürütme komitesi tarafından hazırlanan bir tutanak ile yüklenici tespit edilir ve bu tutanak harcama yetkilisi tarafından onaylanır.(2) Söz konusu tutanakta İdareye sunulan çözüm önerisi ve fiyat tekliflerinin kabul ve ret gerekçeleri ayrıntılı şekilde yer alır.(3) 11 inci maddenin birinci fıkrasının (b), (c), (ç) ve (f) bentlerinin uygulanmasına ilişkin olarak yüklenicinin belirlenmesi için hazırlanacak tutanakta, ihtiyacın neden söz konusu gerçek veya tüzel kişiden sağlandığının gerekçeleri belirtilir.(4) Doğrudan alım yöntemi ile gerçekleştirilen mal ve hizmet alımlarında 40 ıncı maddenin beşinci ve altıncı fıkraları ile 41 ila 44 üncü maddelerde yer alan hükümler de uygulanır.Sözleşme düzenlenmesi

Harcama yetkilisinin onayını müteakip yüklenici adayı sözleşmeyi imzalamak üzere yazılı olarak davet edilir. Bu davette, sözleşmenin tutarı ve işin kapsamına uygun olarak, yüklenici adayından; mesleki faaliyetini sürdürdüğünü gösteren belge, emekli gerçek kişi olması halinde geçmişte yürüttüğü mesleki faaliyetlere ilişkin belgeler, ilgili personelin eğitimi ve mesleki niteliklerinin uygunluğunu gösteren belgeler, sözleşme imzalamaya yetkili kişiyi tevsik eden belge, benzer iş deneyimi, bitirdiği iş miktarını ve türünü gösteren bilgi ve belgeler, mali durumu ile ilgili bilgi ve belgeler gibi sözleşmenin imzalanması öncesi ibrazı gerekli görülen diğer bilgi ve belgeler talep edilebilir.(2) Sözleşme imzalanmadan önce; sözleşmeye ait damga vergisinin yüklenici tarafından Başkanlık Merkez Saymanlığına veya vergi dairesine yatırıldığını gösteren belgenin İdareye ibrazı gereklidir. Ayrıca yüklenicinin Kamu İhale Kurumu internet sitesi üzerinden yasaklı olup olmadığı araştırılır, yasaklı olduğu belirlenen yüklenicilerle sözleşme imzalanmaz.(3) Doğrudan alım yöntemi ile yapılacak alımlarda, kesin teminat alınıp alınmamasına ve alınacaksa miktarına İdare tarafından karar verilir.(4) Yüklenici ile İdare arasında sözleşme yapılır. Sözleşmeyi İdare adına ilgili harcama yetkilisi imzalar.(5) Sekizinci bölümde düzenlenen sözleşmeyle ilgili hükümler, niteliğine uygun düştüğü ölçüde, doğrudan alım yöntemiyle yapılacak alımlarda da uygulanır.(6) Doğrudan alım yöntemi ile yapılacak alımlarda ön ödeme yapılıp yapılmamasına İdare tarafından karar verilir. Ön ödeme yapılacak hallerde 54 üncü madde hükümleri uygulanır.(7) Uluslararası kuruluşlara doğrudan alım yöntemiyle yaptırılacak işlerde sözleşme yerine geçmek üzere mektup teatisi, mutabakat zaptı veya İdarece belirlenecek başka bir yöntem kullanılabilir.(8) Yabancı gerçek ve tüzel kişilerle yapılacak sözleşmelerde yüklenici ile yapılacak sözleşmenin imza yeri ile imzaya ilişkin diğer şartlar İdarenin takdirindedir.Muayene ve kabul

Doğrudan alım yöntemiyle yapılacak işlerde muayene ve kabul işlemleri dokuzuncu bölümde yer alan hükümlere göre yürütülür.DÖRDÜNCÜ BÖLÜMİhale Hazırlık Süreci, İhale Dokümanı ve İhale Komisyonu Yaklaşık maliyet

Yaklaşık maliyetin tespitinde;1)   Kamu kurum ve kuruluşları tarafından belirlenmiş fiyat ve ücretler,2)   İdare veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarınca gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlere ait ÜFE Endeksiyle güncellenen fiyat ve ücretler,3)   Proje ile ilgili alanda faaliyet gösteren yerli ve yabancı gerçek veya tüzel kişilerden alınan fiyat ve ücretler,4)   Konusunda uzman kişi veya kuruluşlardan araştırılarak oluşturulacak fiyat ve ücretler esas alınabilir.(2) Yaklaşık maliyetin tespitinde birinci fıkrada belirtilen yöntemlerden biri, birkaçı veya tamamı herhangi bir öncelik sırası olmadan İdarece uygulanabilir. Yaklaşık maliyet KDV hariç hesaplanır. İdare tarafından birinci fıkraya göre alınan fiyat ve ücretlerin ortalaması alınarak yaklaşık maliyet hesaplanabilir. İdarece piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat ve ücretler değerlendirmeye alınmaz.(3) Herhangi bir nedenle yaklaşık maliyetin belirlenemediği durumlarda yaklaşık maliyet İdare tarafından gerekçesi açıklanarak resen belirlenir.(4) Birinci fıkranın (c) bendi kapsamında yapılacak araştırmada, teknik şartname taslağı ilgili gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılabilir. Bu kapsamda, proje konusu işin teknik şartnameye uygun olarak hangi maliyetle yapılabileceğine ilişkin değerlendirmeleri gerçek veya tüzel kişilerden yazılı olarak talep edilir. İdare, yaklaşık maliyet için görüş veren gerçek veya tüzel kişilerle görüşme yapabilir.(5) Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında yüklenici kârının % 20’yi geçmemesi esastır.(6) İdare, yaklaşık maliyetin belirlenmesi süresince görüşme yapılan gerçek veya tüzel kişileri ihaleye davet etmek zorunda değildir.(7) İhale öncesi tespit edilen yaklaşık maliyet ilan edilmez, isteklilere veya ihale süreciyle resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.İhale kaydı, ihale dokümanının hazırlanması, içeriği ve satın alınması

İhale dokümanının hazırlanmasından önce İdare tarafından EKAP üzerinden ihale kaydı yapılır. İhale kaydı yapılan her bir ihaleye ihale kayıt numarası (İKN) verilir ve bu aşamadan sonra ihale ile ilgili yapılacak her işlemde bu numara kullanılır.(2) İhale dokümanı proje yürütme komitesince hazırlanır.(3) İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartname ile yaptırılacak işin kapsamı ve teknik özelliklerini belirten teknik şartname, sözleşme taslağı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.(4) İhale dokümanı, İdarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. Ancak, ihaleye katılacak isteklilerin veya ortak girişimlerde ortaklardan birisinin bu dokümanı İdareden satın alması zorunludur. Doküman bedeli, hazırlanma maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde İdarece tespit edilir.(5) İhale dokümanını satın almak isteyenler, Başkanlık Merkez Saymanlığına ödeyecekleri bedel karşılığında verilecek makbuzu İdareye ibraz ederek bunun karşılığında ihale dokümanını teslim alır.(6) Ancak ihale dokümanının İdare tarafından EKAP’a yüklenmesinin tercih edildiği hallerde, ihale dokümanı EKAP üzerinden görülebilir ve e-imza kullanılarak bedelsiz olarak EKAP üzerinden indirilebilir. Bu fıkra kapsamında yapılacak iş ve işlemlere ilişkin hususlarda 25/2/2011 tarihli ve 27857 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.İdari şartname

İdari şartnamede ihale konusuna göre aşağıdaki hususlar belirtilir:1)   İdarenin adı ve iletişim bilgileri,2)   İşin adı, niteliği ve iş tanımı,3)   İşin süresi ve yapılma yeri,4)   İhale yöntemi ve hukuki dayanağı,5)   İhale tarih ve saati ile tekliflerin nereye verileceği,6)   İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri,7)   İhale dokümanının görülmesi ve temini,8)   İhale dokümanında açıklama ve değişiklik yapılması,9)   Tekliflerin geçerlilik süresi, türü ve KDV hariç olmak üzere TL cinsinden verileceği,10)             İhaleye iş ortaklığının teklif verebileceği, konsorsiyumun teklif vermesinin mümkün olup olmadığı,11)             İhaleye yabancı isteklilerin teklif vermesinin mümkün olup olmadığı,12)             İhale konusu iş kapsamında alt yüklenici çalıştırılıp çalıştırılamayacağı,13)             İhale konusu işin bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olup olmadığı,14)             Ulaşım, sigorta, vergi, resim, harç ve benzeri giderlerden hangilerinin teklif fiyatına dâhil olacağı ve bunların kim tarafından ödeneceği,15)             Tekliflerin alınması ve açılması ile ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde uygulanacak usul ve esaslar,16)              İhale kararının alınmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar uygulanacak usul ve esaslar,17)              Geçici ve kesin teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa oranları ile teminatlara ait şartlar,18)              İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde İdarenin serbest olduğu,19)             Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde İdarenin serbest olduğu,20)             Bildirim ve tebligat esasları.(2) İdare gerekli gördüğü takdirde birinci fıkrada belirtilenler dışındaki hususları da idari şartnameye ekleyebilir.Teknik şartname

Teknik şartname, mal ve hizmet alımına konu işin kapsamı ve teknik özelliklerini gösterir. Teknik şartname hazırlanırken, proje konusu ile ilgili faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerden ayrıntılı öneri ve değerlendirmeleri proje yürütme komitesince yazılı olarak veya uygun görülen diğer yöntemlerle alınabilir. Alınan öneri ve değerlendirmeler hakkında gerçek veya tüzel kişilerle görüşülebilir. Bu kapsamda İdare gerekli gördüğü takdirde, bir çağrı dokümanı yayınlayarak ilgili gerçek veya tüzel kişilerin önerilerini almak üzere Başkanlığa ait internet sitelerinde duyuru yapabilir.(2) Proje yürütme komitesi, teknik şartnameyi hazırlarken, proje konusu ile ilgili faaliyet gösteren gerçek veya tüzel kişilerden ücretli teknik destek alabilir. Teknik şartname hazırlanırken ücretli teknik destek alınması durumunda, söz konusu ücretli teknik desteği sağlayan gerçek veya tüzel kişiler işin ihalesine katılamaz.Onay belgesi

İhale dokümanının hazırlanmasından sonra harcama yetkilisince onay belgesi düzenlenir. Onay belgesinin ekinde ihale dokümanı bulunur.İhale komisyonunun oluşumu

İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere bir ihale komisyonu oluşturur.(2) İhale komisyonu, biri başkan olmak üzere 5 kişiden az olmamak kaydıyla tek sayıda kişiden oluşur. İhale komisyonunda proje yürütme komitesinden İdarede görevli en az 2 kişi ve mali işlerden sorumlu en az 1 kişi bulunması zorunludur. Komisyonda görev alacak yeterli sayıda yedek üye belirlenir. İdare gerekli gördüğü hallerde, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından komisyona üye alabilir.(3) İhale yetkilisi, ihale komisyonunda yer alamaz.İhale komisyonunun çalışma şekli

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. İdarece uygun görülen bir mazeret nedeniyle toplantıya katılamayacak üyenin yerine yedek üye katılır. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.İhale işlem dosyası

İhalesi yapılacak her proje için İdare tarafından bir ihale işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada onay belgesi, yaklaşık maliyet, ihale dokümanı, ilan metinleri, davet yazıları, ihale teklifleri ve varsa diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının bir örneği ilanı/daveti izleyen 3 iş günü içinde ihale komisyonu üyelerine dağıtılır.İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması

İlan/davet yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır.(2) İlan/davet yapıldıktan sonra tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar ile eksikliklerin İdare tarafından tespit edilmesi veya eksikliklerin istekliler tarafından yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklik yapılabilir. Yapılan bu değişikliğe ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az 3 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi en çok iki defa zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı sağlanır.(3) İstekliler tekliflerini hazırlarken ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak son teklif verme gününden 3 gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu talebin İdare tarafından uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale dokümanı alan bütün isteklilere son teklif verme gününden önce bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ve açıklama talebinde bulunan istekli belirtilmeksizin yazılı olarak gönderilir.(4) İhale dokümanında esaslı bir değişiklik yapılması gereken hallerde, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar proje yürütme komitesi tarafından bir tutanakla tespit edilerek ilan/davet geçersiz sayılır.İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesi

İdarenin gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale saatinden önce ihale iptal edilebilir.(2) Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere yazılı olarak bildirilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce İdareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.(3) İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.BEŞİNCİ BÖLÜMDavet Yöntemi ile İhale YapılmasıDavet yöntemi

Davet yöntemi, ihale konusu işin teknik ve mali özelliklerinin İdarece netleştirilebildiği hallerde kullanılabilen ve İdarece belirlenen isteklilerin davet edildiği ihale usulüdür.(2) Bu maddeye göre yapılacak ihalelerde ilan yapılmaz.(3) Proje yürütme komitesince yapılacak araştırma sonucunda tespit edilen en az 3 istekliye İdare tarafından ihale dokümanı ile birlikte yazılı davet gönderilerek, isteklilerden tekliflerini vermeleri istenir.(4) Kendisine davet gönderilmeyen ancak ihaleye katılmak istediğini İdareye yazılı olarak bildiren isteklilere de davet gönderilebilir.(5) Yapılan davet sonucunda tek istekliden teklif gelmesi veya teklif gelmemesi halinde, proje yürütme komitesince ihale dokümanı gözden geçirilir ve ikinci kez yine en az 3 istekliye İdare tarafından yazılı davet gönderilir. İkinci davette, İdare ilk davetteki isteklilerde değişiklik yapabilir veya yeni isteklilere davet gönderebilir.(6) Kendisine davet gönderilmeyen istekliler davet edilenlerle ortaklık içinde ihaleye teklif verebilir. Kendisine davet gönderilen birden fazla istekli birleşerek ihaleye ortak girişim olarak teklif verebilir.(7) Alımın davet yöntemiyle gerçekleştirilebilmesi için ikinci davete en az 2 istekliden teklif gelmesi gereklidir. Teklif veren istekli çıkmaması durumunda ihale iptal edilir. Tek istekliden teklif gelmesi durumunda İdare, ihaleyi iptal etmekte ya da doğrudan alım yöntemini uygulamakta serbesttir.Tekliflerin hazırlanması ve sunulması

İsteklilerin sunacağı teklif; yeterlik belgeleri, teknik teklif ve mali tekliften oluşur. Teklifler yazılı ve imzalı olarak sunulur.(2) İhale konusu iş için teklif edilen bedelin yer aldığı fiyat teklif mektubu ile varsa geçici teminat üzerine “Mali Teklif” ibaresi yazılmak suretiyle; teknik değerlendirme için ihale dokümanında istenilen diğer tüm belgeler ise üzerine “Teknik Teklif” yazılmak suretiyle ayrı bir zarfa veya pakete konulur. Fiyat teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, KDV hariç teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile açıkça yazılması ve fiyat teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. İstekli tarafından mali ve teknik teklif zarflarının üzerine adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır ve zarfların yapıştırılan yerleri imzalanarak kaşelenir.(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin fiyat teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir. Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları fiyat teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.(4) Mali teklif zarfı ile teknik teklif zarfı veya paketi, bir araya getirilerek ayrı bir zarf veya paketin içine konulur. İstekli tarafından, bu zarf veya paketin üzerine adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın veya paketin yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak kaşelenir.(5) Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. İhale dokümanında aksi belirtilmemişse teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.(6) Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.(7) İdare tarafından süresinde teslim alınan bütün teklif zarf veya paketleri son başvuru saatinde tutanak ile topluca ihale komisyonuna teslim edilir.Birinci oturum ve yeterlik belgelerinin değerlendirilmesi