Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

RESMÎ
YAZIŞMALARDA UYGULANACAK


USUL
VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK


 


Cumhurbaşkanı Kararının Tarihi :
9/6/2020      Sayısı : 2646


Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi : 10/6/2020   Sayısı
: 31151


 


BİRİNCİ
BÖLÜM


Genel
Hükümler


Amaç ve kapsam


MADDE 1-
(1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik
ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî
yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı
ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.


(2) Bu Yönetmelik, bütün
kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.


 


Dayanak


MADDE 2-
(1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine
dayanılarak hazırlanmıştır.


 


Tanımlar ve kısaltmalar


MADDE 3-
(1) Bu Yönetmelikte geçen;


a) Aidiyet zinciri:
Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,


b) Arşiv imza:
Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı,
periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,


c)
Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal
işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış;
içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil
ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el
yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,


ç) Devlet Teşkilatı
Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından
yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin
Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,


d) Elektronik Belge
Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları
ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun
belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan,
belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet
zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,


e)
Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine
geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,


f)
Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli
elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı,
saklandığı ve gönderildiği ortamı,


g)
e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar
kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme
mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi
Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,


ğ)
Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,


h)
Form: Biçimli belgeyi,


ı)
Format: Elektronik dosya türlerini,


i)
Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme,
gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından
gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini
ihtiva eden kayıtları,


j)
Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile
oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik
yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,


k)
İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,


l)
İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma
aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan
belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,


m) Kurumsal belge kayıt
sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok
Gizli” nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı
almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan
elektronik kaydı,


n) Olağanüstü durum:
Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik
zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve
yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak
çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken
durumları,


o)
Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da
tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak
elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla
atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,


ö)
Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan
veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya
fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet
Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,


p)
Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm
bilgileri,


r)
Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,


s)
Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme
ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,


ş)
Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,
alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik
sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan
zaman kaydını,


t) Zorunlu hâl: İlgili
mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken
hâlleri,


ifade eder.


 


İKİNCİ
BÖLÜM


Belgenin
Özellikleri


Resmî yazışma ortamları


MADDE 4-
(1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma
Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile
paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve
fiziksel ortamda saklanmaz.


(2) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle
yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına
göre gerçekleştirilir.


 


Nüsha sayısı


MADDE 5-
(1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha
olarak hazırlanır.


(2) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede
kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.


 


Belgenin şeklî
özellikleri


MADDE 6-
(1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.


(2) Belge ekleri farklı
form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.


(3) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst yazıları için kâğıdın bir
yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de
kullanılabilir.


 


Yazı tipi ve harf
büyüklüğü


MADDE 7-
(1) Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı
stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial
için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf
büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir.
Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.


 


ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM


Belgenin
Bölümleri


Yazı alanı


MADDE 8-
(1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk
bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst boşluğu
0,5 cm olarak düzenlenir.


 


Kurumsal logo


MADDE 9-
(1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında
belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya
“Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır (Örnek
1). Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını
ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt
olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi
hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, “Başlık” alanını ortalayacak
şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır. Belge
üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir (Örnek 1).


 


Başlık


MADDE 10-
(1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.


(2) Başlık, belgenin yazı
alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci
satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri
büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili
idarelerde ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan
idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek 2).


(3) İdarelerin il ve ilçe
teşkilatlarında kullanılan başlıklar, 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl
İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak, ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci
satıra bağlı olunan mülki idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra ilgili
birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
Dış temsilciliklerde başlıklar, il ve ilçe teşkilatında olduğu gibi yazılır
(Örnek 2).


(4) Bölge müdürlüklerinde
hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 2).


(5) Doğrudan merkezî
teşkilata bağlı taşra birimlerinde, başlıkta merkezî teşkilat ve taşra
teşkilatı adlarına yer verilir (Örnek 2).


(6) Başlığın yazımında
DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır.


 


Sayı


MADDE 11-
(1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla; belgenin
hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için “E”, zorunlu hâller
için “Z” veya olağanüstü durumlar için “O” ibarelerinden uygun olanı, DETSİS’te
belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı
kodu ile kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-)
konulur (Örnek 3).


(2) “Sayı:” yan başlığı,
başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının
solundan başlanarak yazılır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS
üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek:
E-67915368-903.07.02-4752). Zorunlu hâllerde hazırlanan belgenin kayıt
numarası, el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS veya kurumsal belge kayıt
sistemi üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.02-4757). İdarece kullanılan
EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir belgenin hazırlanma
sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur.


(3) Olağanüstü durumlarda
belge, fiziksel ortam esaslarına uygun olarak hazırlanır ve belgeye yetkili
birim tarafından kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınır (Örnek:
O-67915368-952.02.05-10). EBYS’ye erişim sağlandığında ise belge ve üstveri
bilgileri EBYS’ye kaydedilir.


 


Tarih


MADDE 12-
(1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında gün, ay,
yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti “.” konularak yazılır (Örnek 3).
Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek:
01.09.2019). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl
arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2019).


(2) Belgenin en son
yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren
zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve tarih
bilgisi üstveri alanında yer alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci
fıkrada belirtilen alanda tarih bilgisine belge görüntüsünde yer verilir.


(3) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı
belirtir ve belge imzalandığı tarihte kayıt altına alınır.


(4) Tutanak, rapor,
tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin bitiminde yer
alabilir.


 


Konu


MADDE 13-
(1) “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.
Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde
kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti
konulmaksızın yazılır     (Örnek 3). Konu, bir satırı geçerse ikinci ve
devamındaki satırlar “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.


(2) Konu, belgenin
içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındırır (Örnek 3).


 


Muhatap


MADDE 14-
(1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi belirtir. Bu bölüm
konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa
ortalanarak yazılır.


(2) Muhatabın idare veya
özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda, adı büyük harflerle ve sonuna yönelme
hâl eklerinden uygun olanı getirilerek yazılır. Muhatap idarenin adının
yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması hâlinde
muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı
Yardımcısı’nın muhatap olduğu belgelerde “CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi
yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın birden fazla olması hâlinde ilk
satıra “CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi, bir alt satıra ise parantez içinde
“Sayın” ibaresinden sonra Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın adı ilk harfi büyük
diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4).


(3) İdare dışına
gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap
satırının altına, satır ortalanarak ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle yazılır. Adres bilgisi uzun ise birden fazla satıra yazılabilir.
Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın” ibaresinden sonra muhatabın
adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle
yazılır (Örnek 5).


(4) Bağlı, ilgili veya
ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir.
Ancak idarenin bağlı veya ilgili olduğu idarenin bilgi sahibi olmasının gerekli
görüldüğü durumlarda belge, söz konusu bağlı veya ilgili olunan idare
aracılığıyla gönderilir. (Örnek 6/A, 6/B).


(5) Mülki idareye veya
dış temsilciliğe bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin
veya dış temsilciliğin adı büyük harflerle, ikinci satıra ilgili birimin adı
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak parantez içerisinde
yazılır. Ancak aynı mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı birimler arasında
gerçekleştirilen yazışmalarda, bağlı olunan mülki idarenin veya dış
temsilciliğin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlar haricinde
belge, doğrudan muhatap birime gönderilir.


(6) Birden fazla muhataba
iletilecek dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi
yazılır (Örnek 15, 16).


 


İlgi


MADDE 15-
(1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya belgelerin belirtildiği
bölümdür.


(2) “İlgi:” yan başlığı,
muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı
alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 7).


(3) “Sayı”, “Konu” ve
“İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada
yazılır (Örnek 7).


(4) İlgide yer alan
bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi:” yan başlığının ve sıralamayı
gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır (Örnek 7).


(5) İlginin birden fazla
olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına
göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler,
kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)” konularak kullanılır (Örnek 7).


(6) İlgide, ilgi tutulan
belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak
ilgi tutulan belgenin, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya
muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı
belirtilmez (Örnek 7).


(7) İlgide, “… tarihli ve
… sayılı …” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta (.) işareti konulur
(Örnek 7).


(8) İlgide belirtilen
belge, muhatapta bulunmadığı durumlarda söz konusu belge, ek olarak muhatabına
iletilebilir (Örnek 7).


(9) İlgide belirtilen
belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “…’ın … tarihli başvurusu/dilekçesi.”
biçiminde yazılır (Örnek 9). Ancak belgenin muhatabı, ilgi tutulan başvurunun
veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer
verilmez.


(10) Gerçek kişi ve tarih
bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü
“İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe.” biçiminde yazılır. Söz konusu
başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine
göre değerlendirilir.


 


Metin


MADDE 16-
(1) Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.


(2) “İlgi” ile metin
başlangıcı arasında bir satır, “İlgi” yoksa belgenin muhatabı ile metin
başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur (Örnek 8).


(3) Metindeki kelime aralarında
ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama
işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.


(4) Paragrafa 1,25 cm
içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır
boşluğu bırakılmaz (Örnek 8). İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya
rakam ile sıralanabilir.


(5) Birden fazla sayfa
tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk
sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir
(Örnek 9). İletişim bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en
alt kısmında yer verilir (Örnek 9). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt
kısmında iletişim bilgisine yer verilir.


(6) Metin içinde geçen
sayılar, rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar
rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.


(7) Dört ve dörtten çok
haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya
nokta (.) işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler
virgül (,) ile ayrılır (Örnek: 10.545,72).


(8) Belge, Türk Dil
Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük’ün
güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve
özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer
verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak
muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı
dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre
hazırlanabilir.
Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe tercümesi oluşturulur ve yabancı
dille hazırlanan belge ile
ilişkilendirilerek saklanır.


(9) Metin içinde yer alan
alıntılar tırnak içinde ve/veya eğik (italik) olarak yazılabilir.


(10) Metin içinde harfler
kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya ihtiyaç duyulduğunda, Türk
alfabesinde yer alan bütün küçük harfler kendilerinden sonra kapama parantez
işareti “)” konularak kullanılır.


(11) Metin içinde
kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra
parantez içinde kısaltılmış biçimi yazılır (Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi
(TBMM), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)).


(12) Metnin son bölümü:


a) Yazışma yapan makamlar
arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara “… rica ederim.”, üst ve aynı
düzeydeki makamlara “… arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.


b) Üst, aynı düzey ve alt
makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar “… arz ve rica ederim.” veya
“… arz/rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.


c) Muhatap kısmında
ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar,
birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden
uygun olanı ile bitirilir.


ç) 1 sayılı
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan
yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına
imzalandığında “Rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.


d) Belge, imza yetkisini
devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu
dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.


e)
Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya
“Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.


 


İmza


MADDE 17-
(1) Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak, belgeyi
imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında unvanına,
yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilir (Örnek 9).


(2) Belgeyi imzalayanın
adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan,
ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.
Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk
harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.


(3) Elektronik ortamda
yapılacak resmî yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli
elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, yetkili
makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik imza ile
imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez.


(4) EBYS’ler, belgede yer
alan imzanın dayanağı olan teknik standartta belirtilen arşivleme metodunu
destekler, imzanın ilgili teknik standarda göre “arşiv imzası” tipine
dönüştürülebilmesini ve uzun dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte
olmalıdır.


(5) Resmî yazışma
sürecinde, imza yetkisi bulunan görevlilere idarece güvenli elektronik imza
temin edilir. Münhasıran şahsına ait özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarda
imzası aranan personelin güvenli elektronik imzasının bulunmadığı durumlarda,
personelin özlük işlemine ilişkin talebi idarenin belirleyeceği usule göre
alınır.


(6) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda imza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa el
yazısıyla atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini
sağlayacak mavi renkli kalemle atılır.


(7) İdareler arası
yazışmalarda belgeyi imzalayacak olan makam, muhatap idarenin ast-üst ilişkisi,
belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak hazırlanacak olan ve yetkili
makamlarca uygun görülen imza yetkileri ve/veya yetki devri yönergesine göre
seçilir.


(8) Bakanlıklar ile
bunlara bağlı, ilgili ve ilişkili kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile
yapacakları yazışmalar, belgenin mahiyeti ve aciliyet durumu değerlendirilerek
bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafından imzalanır. Cumhurbaşkanlığına
bağlı kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar ise en
üst yönetici tarafından imzalanır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986 sayılı
Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmeliğin ilgili hükümleri saklıdır.


(9) Belgeyi imza yetkisi
devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki
devreden makamı gösteren “Bakan a.”, “İdari İşler Başkanı a.”, “Vali a.”,
“Belediye Başkanı a.” “Başkan a.” “Genel Müdür a.” veya “Rektör a.” biçimindeki
ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek 10).
İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.


(10) Belge vekâleten
imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam “Genel
Müdür V.”, “Başkan V.”, “Belediye Başkan V.” “Rektör V.” veya “Dekan V.”
biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek 10).


(11) Belgenin iki yetkili
tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve
imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak
üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 11).


(12) Elektronik ortamda hazırlanan
rapor veya benzeri bir belge, sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer
tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması hâlinde,
belgede sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından son sayfa
imzalanır, son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza sahipleri
tarafından ya imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde, fiziksel
ortamda sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle
mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek
şekilde sayfada yer alır.


(13) Zorunlu hâllerde
veya olağanüstü durumlarda üst yazıya ilişkin olarak idare tarafından
hazırlanan ve on ikinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi
veya imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır
veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır.
Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrıca idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf
veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.


(14) Zorunlu hâllerde
veya olağanüstü durumlarda hazırlanan dağıtımlı belgelerde, nüshaların her biri
ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi imzalanan bir nüsha,          29
uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.


 


Ek


MADDE 18-
(1) Belgede ek olması hâlinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır
boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Olur
belgelerinde ise “Ek:” başlığı oluru alınan makamın imza bölümünden sonra uygun
satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.


(2)
Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının sağında eki
belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının
altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir.
Eklerin sayfa, adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı ifadeleri parantez içinde
belirtilir (Örnek 12). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek
numarası, yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2).


(3) Elektronik ortamda
hazırlanan belgelere ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan
belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası
kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan “Kamu Bilgi Sistemlerinde
Birlikte Çalışabilirlik Esasları”nın güncel sürümünde belirtilen formatlarda
oluşturulur.


(4) Ek listesi yazı
alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada, “EK LİSTESİ” başlığı altında yazılır
ve üst yazıda “Ek: Ek Listesi” şeklinde gösterilir (Örnek 13).


(5) Belge eklerinin
muhataba gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” veya    “Ek-... konulmadı”
ifadesi yazılır (Örnek 14).


(6) Güvenlik gerekçesi,
teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya
alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan
ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge
ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza
edilebilir.


 


Dağıtım


MADDE 19-
(1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer
verilir. “Dağıtım:” başlığı ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza
bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan
başlanarak yazılır (Örnek 14).


(2) Belgenin gereğini
yerine getirme durumunda olanlar “Gereği:” kısmına, belgenin içeriği hakkında
bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. “Gereği:” kısmı
“Dağıtım:” başlığının altına, “Bilgi:” kısmı ise “Gereği:” kısmı ile aynı
satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. “Bilgi:” kısmı yoksa muhatap
adları doğrudan “Dağıtım:” başlığının altına yazılır (Örnek 14).


(3) Dağıtımlı belgeler,
dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı
alanına sığmayacak kadar uzunsa “Dağıtım:” başlığı altına “DAĞITIM LİSTESİ”
yazılır ve ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir (Örnek
15). Ancak gerekli hâllerde dağıtım listesi “Ek” olarak da üst yazıya
eklenebilir (Örnek 16).


 


Olur


MADDE 20-
(1) Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından güvenli
elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından güvenli
elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ise
imzalar el yazısıyla atılır.


(2) Belge, olur için
makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının
ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ibaresinin alt satırına
imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra
unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru
alınan makamın güvenli elektronik imza ile oluşturduğu imzaya ait tarih
bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve 12 nci maddenin birinci fıkrasında
belirtilen alanda belge görüntüsü üzerinde gösterilir (Örnek 17).


(3) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında “OLUR” ibaresinden sonra
tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak ilk satırda imzalayanın adı ve
soyadına, ikinci satırda ise unvan bilgilerine yer verilir (Örnek 18/A).


(4) Oluru teklif eden
birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar olura
katılabilir. Teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin
bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer
alacak şekilde “Uygun görüşle arz ederim.” ibaresi yazılır ve bu ibarenin alt
satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir
alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak
yazılır (Örnek 18/A). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan
olur yazılarında ise “Uygun görüşle arz ederim.” ibaresinin altına ilgili makam
tarafından tarih yazılır (Örnek 18/B).


 


Paraf


MADDE 21-
(1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan
ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üstverisinde tutulur (Örnek
19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmaz.


(2) Elektronik ortamda
hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile
atılır. Elektronik onaylar, EBYS’nin günlük raporlarında kayıt altına alınır.
Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük
raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha
kısa olamaz.


(3) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda
işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Fiziksel ortamda hazırlanan
belgelerde paraflar, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında, yazı alanının
sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 19/B).


 


Koordinasyon


MADDE 22-
(1) İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve yetkili
makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf hiyerarşisinden
sonra “Koordinasyon” seçimi yapılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin
unvanları, adları ve soyadları belirtilir (Örnek 20).


 


Belge doğrulama bilgileri


MADDE 23-
(1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde,
“İletişim bilgileri” alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki
satırlık alanın ilk satırında “Bu belge, güvenli elektronik imza ile
imzalanmıştır.” ibaresi bulunur. Belge doğrulama bilgilerini içeren “belge
doğrulama kodu” ikinci satırda, “karekod” ise “İletişim bilgileri” alanının en
sağ kısmında yer alır (Örnek 21).


(2) Belge doğrulama
işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden
sağlanır.


 


İletişim bilgileri


MADDE 24-
(1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen idarenin adresini, posta kodunu,
telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP)
adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını,
unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi
ile ayrılır (Örnek 21).


 


Gizlilik dereceli
belgeler


MADDE 25-
(1) “Hizmete Özel” gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanması,
kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik
ortamda gerçekleştirilir.


(2) “Özel” ve üstü
gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması,
gönderilmesi, alınması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere
uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir.


(3) Belgenin imzacısı
olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden
sorumludur.


 


Süreli ve kişiye özel
yazışmalar


MADDE 26-
(1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde “ACELE” veya
“GÜNLÜDÜR” ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer verilir. “GÜNLÜDÜR”
ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya tarih, metin içinde
ve ilgili üstveri alanında belirtilir.


(2) “ACELE” ibaresi
taşıyan belgeye derhâl ve süratle; “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye
belirtilen süre içinde cevap verilir.


(3) Elektronik ortamda
veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan süreli belgelerde
“ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli
olarak belirtilir (Örnek 19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE”
veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 9).


(4) “KİŞİYE ÖZEL”
ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci
ifade eder.


(5) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi
taşıyan belgenin zarfı açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili
birimce EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir ve ilgilisine
teslim edilir. “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili
kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS’ye kaydedilir.


 


Sayfa numarası


MADDE 27-
(1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası,
iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının
kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir (Örnek 9).


 


Üstveri elemanları


MADDE 28-
(1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde asgari olarak     
e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları kullanılır. e-Yazışma
Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları ile birlikte ilgili mevzuatta
belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da kullanılabilir.


(2) İdare, ihtiyacına
binaen birinci fıkrada belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri
elemanları kullanabilir.


(3) Elektronik ortamda
güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri elemanları, belgenin
ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan
bilgiler ile üstveride yer alan bilgiler arasında fark olamaz.


 


DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM


Belgenin
Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi


Belgenin çoğaltılması


MADDE 29-
(1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması,
yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan
güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci
fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır.


(2) Zorunlu hâllerde veya
olağanüstü durumlarda ya da bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce
fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, çoğaltılan
belgenin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş
görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.
Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.


 


Belgenin elektronik
ortamda gönderilmesi ve alınması


MADDE 30-
(1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması
işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir
taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak idareler
arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması
işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak
kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.


(2) Güvenli elektronik
imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu
durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.


(3) İdare, resmî yazışma
kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlanmış
belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.


(4) İdare, başka bir
idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’nde
tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına
sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen
idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi
takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.


(5) Resmî yazışma
kapsamında idare dışına gönderilen güvenli elektronik imza ile imzalanan
belgeler, gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin
şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlandığı şekilde yapılır.
Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet
sağlayıcılarından temin edilir.


(6) e-Yazışma Teknik
Rehberi’nde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde kendilerine
şifreli belge iletilebilmesini talep eden idareler, kendileri için elektronik
şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik
şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. İdareler, elektronik
şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmî yazışma
kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde
şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklı olarak
üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan şifreleme
mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir.


(7) İdare, e-Yazışma
Teknik Rehberi’nde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine gönderilen resmî
yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini
açmakla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen
şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu
belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden
ikinci iş gününün sonuna kadar kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan
bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem
de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde
bulunmaması hâlinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu
belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş
sayılır.


 


Belgenin fiziksel ortamda
gönderilmesi ve alınması


MADDE 31-
(1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda,
yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı
belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda
gönderilir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin
ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Doğrulaması yapılan
belge, muhatap idare tarafından işleme alınır.


(2) Belge zarflanarak
muhatabına iletildiğinde başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde
gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst
köşesine; muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın ortasına kısaltma kullanılmadan
yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL),
üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle
belirtilir (Örnek 22).


(3) “Hizmete Özel”
haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik
tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak 23/10/2010
tarihli ve 27738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Kamu Kurum ve Kuruluşları
ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya
Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”in 2 nci
maddesinde yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli
güvenlik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalayarak
elektronik ortamda da gönderebilir.


(4) İdareye fiziksel
ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS’ye veya
kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir.


(5) İdareler, fiziksel
ortamda alınan belgeler için gelen belge kaydında kullanacakları etikette/kaşede
en az Örnek 23’te belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk
sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.


(6) Birime fiziksel
ortamda gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst
yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde
gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.


(7) Kişiler tarafından
idareye yazılan dilekçelerin; “… arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “…
rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme
alınmasına engel değildir.


 


Belgenin iade edilmesi


MADDE 32-
(1) İdareye muhatabı olmadığı hâlde elektronik ortamda güvenli elektronik imzalı
bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu
belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilir. Ancak
asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, belge muhataba iletilebilir ve
gönderen idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik
ortamda muhafaza edilir.


(2) İdareye muhatabı
olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı
anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması
durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir
ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.


 


BEŞİNCİ
BÖLÜM


Çeşitli
ve Son Hükümler


Görüş, bilgi ve belge
taleplerinde süre


MADDE 33-
(1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır.
İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre
belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en
geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin
kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir.
Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS’ye
giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler için ise ilgili
yazının EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder.


 


Tekit yazısı


MADDE 34-
(1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı
yazılabilir (Örnek 24).


 


Uygun yazılmayan belgeler



MADDE 35-
(1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabî
yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap
uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç
müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.


 


Düzenleme yetkisi ve
kılavuz hazırlanması


MADDE 36-
(1) Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca, bu Yönetmeliğin uygulama
birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi amacıyla
“Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu”
hazırlanır ve duyurulur.


(2) İdareler, resmî
yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme
yapabilir.


(3) Bu Yönetmelik ile
ilgili eğitim stratejilerini belirlemeye ve koordinasyonu sağlamaya, ortaya
çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları düzenlemeye
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir.


 


Yürürlükten kaldırılan
mevzuat ve atıflar


MADDE 37-
(1) 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe
konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
yürürlükten kaldırılmıştır.


(2) Diğer mevzuatta, birinci
fıkrada belirtilen mülga yönetmeliğe yapılan atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış
sayılır.


 


EBYS’lerin uyumlu hale
getirilmesi


GEÇİCİ MADDE 1-
(1) Bu
Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler, idarelerce altı
ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir. Bu Yönetmeliğin
yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler, bu Yönetmelik
hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.


(2) 30 uncu maddenin
birinci fıkrasında belirtilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin,
elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki
verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin
etmeyen idareler, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay
içinde kullanıcı hesaplarını temin ederek DETSİS’e kaydeder ve faal olarak
kullanımını sağlar.


 


Yürürlük


MADDE 38-
(1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe girer.


 


Yürütme


MADDE 39-
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.


 


Ekleri görmek için tıklayınız