Orman Genel Müdürlüğü Verilerinin İşlenmesi ve Elektronik Ortamda Yapılacak İşlemler Hakkında Yönetmelik

ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ VERİLERİNİN İŞLENMESİ VE ELEKTRONİK


ORTAMDA YAPILACAK İŞLEMLER HAKKINDA YÖNETMELİK


 


BİRİNCİ BÖLÜM


Başlangıç Hükümleri


Amaç


MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, İdarece üretilen verilerin
işlenmesi ile iş ve işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesi için geliştirilen
Orman Bilgi Sisteminin (ORBİS) hızlı ve güvenli bir biçimde kullanılmasına,
ORBİS üzerinde verilerin güvenilir ve doğrulanabilir olarak üretilmesine,
kullanılmasına ve paylaşılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemektir.


Kapsam


MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, ORBİS’in hızlı
ve güvenli bir biçimde kullanılmasına, ORBİS üzerinde verilerin güvenilir ve
doğrulanabilir olarak üretilmesine, kullanılmasına ve paylaşılmasına ilişkin
usul ve esasları kapsar.


Dayanak


MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı, İlgili,
İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında
Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 338 inci maddesinin birinci fıkrasının (p)
bendine dayanılarak hazırlanmıştır.


Tanımlar ve kısaltmalar


MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;


a)
Açık veri: Bilişim kaynaklarının kullanabileceği şekilde derlenmiş, düzenlenmiş
ve herkesin internet üzerinden ulaşabileceği, serbestçe kullanabileceği veriyi,


b)
Belge: Kurumsal süreç/faaliyet veya işlemin yerine getirilmesi için ORBİS
üzerinden gerçekleştirilen işlem sonucu alınan ya da idare tarafından
hazırlanan; içerik, ilişki ve format ile ait olduğu süreç/faaliyet veya işlem
için delil teşkil eden iş akış aşamalarını ihtiva eden her türlü kayıtlı
bilgiyi,


c)
EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,


ç)
Elektronik onay: ORBİS’te yapılan iş ve
işlemler ile kayıtların elektronik ortamda onaylanmasını,


d)
Elektronik ortam: Verilerin oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği
ve yazılabildiği her türlü bilgi ve iletişim teknolojilerini,


e)
Erişim yetki matrisi: Kullanıcıların, ORBİS üzerinde hangi modül ve ekranlara hangi yetki düzeyinde erişim
sağlayacağını belirleyen tabloyu,


f)
Fiziksel ortam: Olağanüstü durumlarda veya zorunlu hâllerde kâğıt ortamında
yapılan işlemleri,


g)
Format: Elektronik dosya türlerini,


ğ)
Genel Müdürlük: Orman Genel Müdürlüğünü,


h)
İdare: Orman Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatını,


ı)
İzleme kaydı (log): ORBİS’te yapılan
her türlü işlemin hangi ORBİS modülü üzerinde
ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih,
işlemin türü ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları,


i)
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her
türlü bilgiyi,


j)
Kullanıcı: ORBİS’i kullanmak üzere
yetkilendirilen İdare personeli ile İdareden hizmet alan veya İdareye hizmet
veren kişileri,


k)
Kurum içi veri: İdare personelinin erişim sağlayabileceği veriyi,


l)
Modül: ORBİS kapsamında geliştirilmiş ve birbirleriyle entegre
olarak çalışan yazılım uygulamalarını,


m)
Modül komisyonu: Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığının görüşü alınarak
ilgili modülden sorumlu Daire Başkanlığı
tarafından kurulan en az üç kişiden oluşan komisyonu,


n)
Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde Devleti veya kurumları olumsuz
etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik
kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle ORBİS’in uzun süreli olarak çalışmasına engel teşkil
edebilecek durumları,


o)
ORBİS: Orman Bilgi Sistemini,


ö)
Önemli veri: Yetkili kişiler dışında erişimine izin verilmeyen veriyi,


p)
Süreli veri: Belirli bir süre saklanma zorunluluğu bulunan veriyi,


r)
Süresiz veri: Süresiz olarak saklanma zorunluluğu bulunan veriyi,


s)
Üst veri: ORBİS’teki verilere ait
elektronik kaydı tanımlayan bilgileri,


ş)
Veri: İdare tarafından üretilen veya arşivlenen her türlü bilgi ve belgeyi,


t)
Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda
hazırlanması gereken hâlleri,


ifade eder.


İKİNCİ BÖLÜM


ORBİS’e İlişkin Genel Esaslar


Verilerin özellikleri


MADDE 5- (1) İdarenin faaliyet ve süreçlerindeki iş ve işlemleri
neticesinde elde ettiği verilerin elektronik ortamda üretilmesi, iletilmesi,
paylaşılması ve saklanması esastır. Ancak zorunlu hallerde veriler, fiziksel
olarak üretilir, iletilir ve saklanır.


(2) ORBİS’e uzun süreli olarak erişimin mümkün olmadığı olağanüstü
durumlarda veriler fiziksel olarak üretilir, iletilir ve saklanır. Olağanüstü
durumun ortadan kalkması ile birlikte ORBİS üzerinden işlemlere devam edilir.
Olağanüstü durum süresinde fiziksel olarak üretilen veriler ORBİS’e aktarılır. Verilerin aktarılması ile ilgili iş
ve işlemlerin nasıl yapılacağı hususunda Genel Müdürlük yetkilidir.


(3) ORBİS’te yapılan işlemler oluşturulan modüller üzerinden gerçekleştirilir. Modüllerin
birbiriyle uyumlu çalışması esastır.


(4)
ORBİS modüllerinin düzgün çalışıp
çalışmadığının kontrol edilmesinden ilgili Daire Başkanı sorumludur.


Belge özellikleri


MADDE 6- (1) Belgeler farklı format veya ebatlarda hazırlanabilir.


(2)
Belgelerde farklı yazı tipi, harf büyüklüğü ve renk kullanılabilir.


(3)
Belgelere sayfa numarası verilir. Birden fazla sayfası olan belgelerde kaçıncı
sayfa olduğu gösterilir.


(4)
ORBİS verilerinden üretilen belgelerde “Bu belge, ORBİS’te üretilmiştir.”
ibaresi ile belgeyi oluşturan İdare personelinin kurumsal e-posta adresi ve
işlemin yapıldığı tarih bilgisi yer alır.


Belge doğrulama bilgileri


MADDE 7- (1) ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerin güvenli elektronik
imza ile imzalanması esastır. Ancak güvenli elektronik imza ile imzalamanın
mümkün olmaması halinde belgeler ilgili mevzuatına uygun olarak hazırlanır.


(2)
ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerin elektronik onay sonrasında değiştirilemez
şekilde kaydedilmesi esastır. Ancak elektronik olarak onaylanan belgelerde
değişiklik yapılması gereken hallerde bu Yönetmelik hükümlerine göre işlem
yapılır.


(3)
ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerde doğrulama kodu yer alır. Üretilen
belgelerin elektronik olarak doğrulanması için Genel Müdürlük tarafından
gerekli tedbirler alınır.


Üst veri


MADDE 8- (1) Genel Müdürlük ihtiyacı doğrultusunda üst veri
elemanlarını belirleyebilir.


(2)
Elektronik ortamda üretilen belgelerin üst veri elemanları, belgenin ayrılmaz
bir bütünüdür. Belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üst veride yer
alan bilgiler arasında fark olamaz.


Verilere ilişkin iş ve işlemler


MADDE 9- (1) Verilerin ORBİS üzerinde üretilmesi, iletilmesi ve üretilen
verilerin İdarenin iş ve işlemlerinde kullanılması esastır.


(2)
ORBİS üzerinden yapılan tüm işlemler için izleme kaydı (log)
tutulur. İzleme kayıtlarının içeriği Genel Müdürlük tarafından belirlenir.


(3)
ORBİS ile İdarenin kullandığı diğer elektronik sistemlerin entegre çalışması esastır.


(4)
ORBİS verileri kullanıcıların ünvan, birim ve
paydaşlık durumuna göre İdarece yapılan yetkilendirme ile üretilir,
görüntülenir ve onaylanır.


(5)
Kullanıcılar ORBİS’te ürettikleri ve
onayladıkları verilerin doğruluğundan sorumludur.


(6)
Matematiksel işlemlerin ORBİS tarafından otomatik olarak yapılması sağlanır.


(7)
Genel Müdürlüğün faaliyet programında bulunan işlere ait fiili
gerçekleşmelerin, bu işlere ait ödeme belgelerindeki verilerle uyumlu olması
esastır.


(8)
Genel Müdürlükçe belirlenen ve İdarenin tüm birimlerince kullanılan ortak
veriler Genel Müdürlükçe ORBİS’e kaydedilir
ve güncellenir. Tüm modüller bu ortak
verileri kullanır.


(9)
Program, plan ve proje verileri ile fiili olarak yapılan işlemlere ait veri girişleri
ORBİS tarafından otomatik olarak karşılaştırılır, çelişki olması halinde
kullanıcılar uyarılır.


Verinin düzeltilmesi ve pasife alınması


MADDE 10- (1) ORBİS üzerinde verinin eksik,
hatalı veya yanlış olduğunun tespiti halinde düzeltme işlemi mevcut veriye
müdahale edilmeden yeni veri girişi yapılmak sureti ile gerçekleştirilir.


(2) ORBİS’e eksik, hatalı veya yanlış veri girildiğinin
tespiti halinde düzeltme işlemi modül komisyonunca
yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından elektronik onay ile gerçekleştirilir.
Düzeltme işlemi sonunda verinin eski ve yeni hali erişilebilir olarak saklanır,
izleme kaydı (log) tutulur.


(3)
ORBİS üzerindeki kayıtlar silinemez. Ancak, ORBİS verisinin hatalı veya yanlış
olduğunun tespit edilmesi halinde durum modül komisyonuna
iletilir. Modül komisyonunca verilerin silinmesinin gerekli olduğunun tespit
edilmesi halinde modülden sorumlu Daire
Başkanının onayı ile veri pasife alınır ve kaydın yeniden oluşturulması
sağlanır. Pasife alma işlemi sonunda verinin eski ve yeni hali erişilebilir
olarak saklanır. Söz konusu verinin kişisel veri olması halinde 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanununun 7 nci maddesinin
birinci fıkrası hükmü uyarınca mezkur Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine
uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin
ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi
üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle
getirilir, izleme kaydı (log) tutulur.


(4)
Onaylanmasını takiben hatalı olduğu anlaşılan mali işlemler birinci fıkra
kapsamında düzeltilir. Pasife alma işlemi yapılmaz.


Verinin paylaşılması


MADDE 11- (1) ORBİS’e kaydedilen
verilerin İdare tarafından veri sınıflandırılması yapılır. Sınıflandırmaya göre
kişisel veriler dışında kalan paylaşılabilecek nitelikteki veriler Genel
Müdürlükçe belirlenir ve kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri
ve gerçek kişiler ile paylaşılabilir. 6698 sayılı Kanun kapsamındaki kişisel
veriler, ancak ilgililerin vereceği açık rıza halinde paylaşılabilir.


(2)
Genel Müdürlük; kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek
kişilerin ORBİS’ten hangi sorgulamaları
yapabileceklerini hazırlanacak sözleşme veya protokoller çerçevesinde belirler.


(3)
Kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişiler ile
yapılacak sözleşme veya protokollerde aşağıda belirtilen hususlara yer verilir:


a)
Paylaşıma sunulacak veriler.


b)
Verilere erişimin şekli, kontrolü ve güvenliği.


c)
Sözleşme/protokol süresi.


ç) ORBİS’i kullanma amacı ve varsa yasal dayanağı.


d)
Sorumluluk.


e)
Sınırlamalar.


f)
Eğitim.


g)
Ücretlendirme.


ğ)
Genel Müdürlükçe uygun görülecek diğer hususlar.


(4)
Kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişiler için her
bir sorgulama, sorgu sonucu gönderilecek internet servisleri ve internet
sayfaları için yetkilendirme yapılır. Günlük en fazla kaç defa sorgulama
yapılabileceği, süreleri, yapılan işlemler için ne düzeyde izleme bilgisi
tutulacağı gibi bilgi ve kısıtlamalar ile diğer hususlar sözleşme veya
protokoller çerçevesinde belirlenir.


 (5)
Genel Müdürlük; ORBİS’i kullanacak kamu
kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişileri sistemde
tanımlar. Tanımlanan her bir kullanıcının ORBİS’e kendini
tanıtabilmesi ve giriş yapabilmesi için Genel Müdürlük tarafından kullanıcı adı
ve şifre verilir.


(6)
Kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişileri tarafından elektronik
ortamda sunulan veriler, ORBİS’e elektronik
yolla alınabilir ve kullanılabilir.


Verinin güvenliği, güvenilirliği ve doğruluğu


MADDE 12- (1) Genel Müdürlük, ORBİS’te tutulan verilerin işlenmesinde ve
paylaşılmasında gizlilik, bütünlük ve erişebilirlik temel ilkelerine uygun
olarak 6698 sayılı Kanun ve bu Kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuat
hükümlerine uygun tedbirleri alır.


(2) ORBİS’te üretilen ve saklanan verinin doğruluğundan,
güncelliğinden ve güvenilirliğinden veriyi kaydeden ve onaylayan kullanıcılar
sorumludur.


(3)
Kullanıcılara verilecek yetkiler, yürütülen görevler ve ihtiyaçlar
doğrultusunda belirlenir. En az yetki prensibi uyarınca; işlemlerin
yapılmasına imkan verecek asgari yetkiler
haricinde yetkilendirme yapılamaz.


(4)
Kullanıcı erişim sağladığı veriyi yetkisiz kişilerle paylaşamaz.


Veri sınıflandırması


MADDE 13- (1) ORBİS verileri kişisel veri, önemli
veri, kurum içi veri, açık veri, süreli veri ve süresiz veri olarak
sınıflandırılır.


(2)
Genel Müdürlük ihtiyaç duyulması halinde veri sınıflandırmasında değişiklik
yapabilir.


(3)
Genel Müdürlük veriye erişim izni verilen kullanıcılar haricindekilerin veriye
erişimini engelleyecek şekilde kullanıcı yetkilerini belirler. Yetkisiz
kişilerin veriye erişimini engeller. Bu amaçla erişim yetki matrisini hazırlar.


(4)
Genel Müdürlük ORBİS uygulamasında bilgi güvenliği politikasına uygun bir
şekilde;


a)
Verinin yetki matrisi ile erişimini ve denetimini sağlayarak gizliliğine,


b)
Verinin benzer ortamlarda tutulmasını sağlayarak bütünlüğüne,


c)
Yetkilendirilmiş kişilerin veriye istenildiğinde ulaşılabilirliğine,


ç)
Verinin siber saldırı ve ihlallere karşı korunmasını sağlayarak güvenliğine,


ilişkin tedbirleri alır.


(5)
Süreli verilerin saklama süreleri ile imha şeklini Genel Müdürlük belirler.


İdare kullanıcıları


MADDE 14- (1) İdare kullanıcılarının tanımlanması
ve yetkilendirilmesi modül komisyonu
tarafından erişim yetki matrisine göre yapılır.


(2)
Yetkilendirilen kullanıcıların verilen yetki çerçevesinde işlem yapabilmesi
sağlanır. Kullanıcıların yaptığı her türlü işlemin izleme kaydı (log) tutulur.


(3)
Kullanıcı, ORBİS uygulamasına erişim için verilen kullanıcı adı ve şifrenin
başkalarının eline geçmemesi için gerekli güvenlik tedbirlerini almak
zorundadır.


İzleme kaydının oluşturulması


MADDE 15- (1) ORBİS’te yapılan
her türlü işleme ait işlemin tarihi, saati, işlemi yapan kullanıcı bilgisi ve
yapılan sorgulama bilgileri izleme kaydı (log) olarak
tutulur ve bu bilgiler yedeklenir.


(2)
Genel Müdürlük kullanıcıların izleme kayıtlarına erişiminin engellenmesi için
gerekli tedbirleri alır. İzleme kayıtları ancak, soruşturma ve inceleme
kapsamında yetki verilenler ile adli makamlar tarafından istenildiğinde Bilgi
Sistemleri Dairesi Başkanlığı tarafından paylaşılır.


Yedekleme


MADDE 16- (1) ORBİS uygulamasında veri kaybı
yaşanmaması için Genel Müdürlükçe belli aralıklarla uygulama ve veritabanına
ait yedekleme işlemi gerçekleştirilir.


Donanım güvenliği


MADDE 17- (1) ORBİS için kullanılan donanımın
güvenlik ihtiyaçlarının tespit edilmesi, sistem odasına veya sistem
konsollarına yetkisiz erişimin engellenmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması
için Genel Müdürlük gerekli tedbirleri alır.


Eğitim


MADDE 18- (1) Genel Müdürlükçe ORBİS’in kullanımı ile ilgili eğitim materyali
hazırlanır ve kullanıcıların hizmetine sunulur.


ÜÇÜNCÜ BÖLÜM


Çeşitli ve Son Hükümler


Düzenleme yetkisi


MADDE 19- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması
sırasında ortaya çıkabilecek tereddütleri ve uygulamaya ilişkin aksaklıkları
gidermeye, ilke ve standartları belirlemeye, uygulama birliğini sağlayacak
gerekli düzenlemeleri yapmaya Genel Müdürlük yetkilidir.


Kayıtların uyumlaştırılması


GEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin yayımı
tarihinde mevcut olan ORBİS kayıtları, bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden
itibaren bir yıl içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir.


Yürürlük


MADDE 20- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde
yürürlüğe girer.


Yürütme


MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Orman Genel Müdürü yürütür.