Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (sıra No: 78) (harcamaların Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesi)

MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GENEL TEBLİĞİ

(SIRA NO: 78)

(HARCAMALARIN ELEKTRONİK
ORTAMDA GERÇEKLEŞTİRİLMESİ)

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Başlangıç Hükümleri

Amaç ve kapsam

MADDE 1- (1)
Bu Tebliğ, merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin harcama
süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesine ilişkin usul ve esasları
kapsar.

(2) Merkezi
yönetim kapsamında olmamakla birlikte Hazine ve Maliye Bakanlığınca
geliştirilen uygulamalar üzerinden işlem yapan kamu idareleri de bu Tebliğ
hükümlerine tabidir.

Dayanak

MADDE 2-
(1) Bu Tebliğ, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kanunun 33 üncü ve ek 4
üncü maddeleri ile 26/6/2018 tarihli ve 30460 sayılı Resmî Gazete’de
yayımlanan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Uygulama Usul ve
Esasları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3-
(1) Bu Tebliğde geçen;

a) Bakanlık:
Hazine ve Maliye Bakanlığını,

b) Bakanlık uygulamaları:
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) kapsamında Bakanlık
tarafından geliştirilen bilişim uygulamalarını,

c) e-İmza: Başka
bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı
bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

ç) Harcama
birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi
bulunan birimi,

d) Harcama
yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst
yöneticisini, bütçelerinde harcama birimleri sınıflandırılamayan idareler
ile harcama yetkililerin belirlenmesinde güçlük bulunan idarelerde üst
yöneticiyi ya da üst yöneticinin belirleyeceği kişilerden Bakanlıkça uygun
görülenleri veya ödenek gönderme belgesiyle harcama yetkisi verilen birim
yöneticilerini,

e) Kanıtlayıcı
belge: İlgili mevzuatına göre, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve
esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin,
görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan ve ÖEB’nin
eki belgeyi,

f) Ödeme emri
belgesi (ÖEB): Kamu idarelerinin bütçelerinden yapılacak ödemeler ve diğer
ödemelere ilişkin bilgiler ile bu süreçte görevli ve sorumlu olanların onay
veya imzalarının bulunduğu ve ekinde gerçekleştirme belgelerinin yer
aldığı, muhasebe işlem fişine eklenmesi zorunlu belgeyi,

g) Taşıyıcı
belge: Uygulamalar arasında belge taşımaya imkân sağlayan yapısal dosya
formatı belirlenmiş belgeyi,

ğ) Yapısal dosya
formatı: Verilerin dosya içerisinde belli bir düzende dizilmiş olması
nedeniyle yazılımlar aracılığıyla kolayca işlenebilen elektronik dosya
formatlarını,

h) Yapısal
olmayan dosya formatı: Dosya içerisindeki verilerin belli sabit bir düzende
olmaması nedeniyle bilgisayar dilleri ile işlenmesi zor olan formatları,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Harcama türü
ve alt türlerinin belirlenmesi

MADDE 4-
(1) Bakanlık, bütçe yapısı ve sınıflandırması, gerçekleştirme usulü ve
hesap planları doğrultusunda BKMYBS kapsamında geliştirilen uygulamalarda
kullanılan harcama tür ve alt türleri ile alt tür bazında elektronik
ortamda bulunan kanıtlayıcı belgelerden ÖEB’ye eklenecek olanları
belirleyebilir.

Bakanlık
uygulamaları üzerinden ÖEB ve kanıtlayıcı belgelerin hazırlanması ve
muhasebeye iletilmesi

MADDE 5-
(1) Ortak veri tabanında rol bazlı veri girişi yapılarak gerçekleştirme
işlemleri tamamlanır. ÖEB, Bakanlık uygulamalarında oluşturularak rol bazlı
gerçekleştirme görevlilerince sistem üzerinden onaylanır, harcama yetkilisi
tarafından e-imza ile imzalanır. Süreçte rol alan gerçekleştirme görevlilerinin
Bakanlık uygulamaları üzerinde yaptıkları işlemlerin kayıtları veri
tabanında tutulur. ÖEB’yi imzalamakla yükümlü tutulan gerçekleştirme
görevlisinin sistem üzerindeki onayı mali sorumluluk açısından imza
hükmündedir.

(2) Bakanlık
uygulamaları üzerinde hazırlanan, yapısal dosya formatı belirlenmiş olan
kanıtlayıcı belgeler, ÖEB’ye elektronik ortamda eklenir. Kullanıcıların
uygulama üzerinde yaptıkları işlemlerin kayıtları veri tabanında tutulur.

(3) Bakanlık
uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde hazırlanan, yapısal dosya
formatı belirlenmiş kanıtlayıcı belgeler, elektronik ortamda Bakanlık
uygulamalarına iletilir ve ÖEB’ye elektronik ortamda eklenir.
Kullanıcıların Bakanlık uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde yaptığı
işlemlerin kayıtları ilgili veri tabanında tutulur.

(4) Yapısal
olmayan dosya formatlı kanıtlayıcı belgelerden e-imzalı olmayanlar
taratılarak, e-imzalı olanlar elektronik ortamda ÖEB’ye eklenir.

(5) Bakanlık
uygulamaları dışında bir uygulama üzerinde hazırlanan kanıtlayıcı belgeler
yapısal dosya formatı Bakanlıkça belirlenmiş taşıyıcı belge kullanılarak
Bakanlık uygulamalarına iletilebilir. Kullanıcıların Bakanlık uygulamaları
dışında geliştirilen uygulama üzerinde yaptığı işlemlerin kayıtları ilgili
veri tabanında tutulur.

(6) Harcama
yetkilisi tarafından e-imza kullanılarak imzalanan ÖEB ve kanıtlayıcı
belgeler, elektronik ortamda muhasebe birimine iletilir.

Bakanlık
uygulamaları dışındaki sistemler üzerinden ÖEB ve kanıtlayıcı belgelerin
hazırlanması ve muhasebeye iletilmesi

MADDE 6-
(1) Bakanlık uygulamaları dışındaki sistemler üzerinden ÖEB ve kanıtlayıcı
belgelerin elektronik ortamda oluşturulması ve Bakanlık muhasebe
uygulamasına gönderilmesi işlemlerinde bu Tebliğin 5 inci maddesinin
hükümleri uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Muhafaza, İbraz ve
Sayıştay Erişimi

Muhafaza

MADDE 7-
(1) ÖEB ve kanıtlayıcı belgeler elektronik ortamda muhafaza edilir.

(2) Taranarak
elektronik ortama taşınan ıslak imzalı kanıtlayıcı belgelerin muhafaza
sorumluluğu harcama birimlerindedir.

İbraz

MADDE 8-
(1) ÖEB ve kanıtlayıcı belgelerin yetkili birimlere ibrazı harcama
birimlerinin sorumluluğundadır.

Sayıştay
erişimi

MADDE 9-
(1) Elektronik ortamda harcama sürecinin yürütüldüğü uygulamalar
Sayıştay’ın erişimine açılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Belgeler
arasındaki uyuşmazlık

MADDE 10-
(1) Bakanlık uygulamaları dışındaki uygulamalar ile Bakanlık
uygulamalarında yer alan belgeler arasında uyuşmazlık olması durumunda
Bakanlık kayıtları esas alınır.

Yetki

MADDE 11-
(1) Bakanlık;

a) ÖEB’ye eklenecek
kanıtlayıcı belgelerden yapısal dosya formatına dönüştürülecek olanları ve
bu belgelerin yapısal formatını belirlemeye ve birden fazla kanıtlayıcı
belge için yapısal formatta tek bir belge belirlemeye,

b) Bu Tebliğ
kapsamında belirtilen iş ve işlemlere ilişkin hususları teknik ve/veya
uygulama kılavuzları ile belirlemeye,

c) İşlemlerin
zorunlu sebeplerle, bu Tebliğ kapsamında elektronik ortamda yürütülememesi
halinde idare ve/veya işlem bazında bu Tebliğ hükümlerini uygulatmamaya,

ç) Bu Tebliğin
uygulanması sırasında ortaya çıkacak tereddütleri gidermeye,

yetkilidir.

Yürürlük

MADDE 12-
(1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 13-
(1) Bu Tebliğ hükümlerini Hazine ve Maliye Bakanı yürütür.