Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (f) Bendi Kapsamında Yapılacak Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Usul ve Esaslar

Bu Usul ve Esasların amacı; Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü tarafından, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarında uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.

Bu Usul ve Esaslar, 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (f) bendine göre Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğünün yürüttüğü ve desteklediği araştırma-geliştirme projeleri için gerekli mal ve hizmet alımlarını kapsar.

Bu Usul ve Esaslar, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi ile ek 11 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu Usul ve Esaslarda geçen;a) Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü,b) Araştırma-geliştirme: Bilim ve teknolojinin gelişmesini sağlayacak yeni bilgileri elde etmek veya mevcut bilgilerle yeni malzeme, ürün ve araçlar üretmek, yazılım üretimi dahil olmak üzere yeni sistem, süreç ve hizmetler oluşturmak ve bilgi birikimini artırmak amacıyla sistematik bir tabana bağlı gelişime yönelik çalışma ve bu bilgi birikiminin yeni uygulamalar icat etmede kullanılması kapsamında ülkemizin mevcut ve potansiyel doğal kaynaklarının ortaya çıkarılması için sondaj, etüt, haritalama, analiz, teknolojik test, jeolojik araştırma, maden arama, jeofizik etüt, deniz ve göllerde yapılacak araştırmalar, çevre sorunları, doğal afetler ile yerbilimleriyle ilgili her türlü bilimsel, teknolojik araştırmalar ve buna benzer araştırma- geliştirme amacıyla idarenin yıllık iş programında yer alan çalışmaları,c) Doğrudan temin: Bu Usul ve Esaslarda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü,ç) Hizmet: İdare tarafından yürütülen ve desteklenen araştırma-geliştirme projelerinde; yapım işleri dışında kalan bakım-onarım, imalat, etüt, sondaj, analiz, taşıma, matbaa, fotoğraf basımı, taşınır ve taşınmazların kiralanması ve benzeri araştırma-geliştirme hizmetlerini,d) Hizmet sunucusu: Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,e) İdare: Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğünü,f) İhale: Bu Usul ve Esaslarda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımlarının istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,g) İhale dokümanı: İhale konusu mal veya hizmet alımı işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri,ğ) İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,h) İstekli: Mal veya hizmet alımları ihalesine teklif veren tedarikçi veya hizmet sunucusunu,ı) Mal: İdare tarafından yürütülen ve desteklenen araştırma-geliştirme projeleri kapsamında satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır, taşınmaz mal ve hakları,i) Ortak girişim: İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumu,j) Parasal limit: Bu Usul ve Esasların 16 ncı maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi ile  17 nci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde belirtilen tutarları,k) Pazarlık usulü: Bu Usul ve Esaslarda belirtilen hallerde kullanılabilen ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve/veya fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,l) Proje: İdarenin yıllık iş programında bütçesi, süresi, insan gücü, uygulanacak teknikleri, araç ve gereç ihtiyaçları belirlenmiş, bilimsel yöntemler kullanılarak ve bilimsel esaslar dahilinde, ülkemizin mevcut ve potansiyel kaynaklarını araştırmak ve geliştirmek amacıyla yürütülen her türlü çalışmaları,m) Sözleşme: Mal veya hizmet alımlarında idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,n) Teklif: Bu Usul ve Esaslara göre yapılacak ihalelerde, isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,o) Tedarikçi: Mal alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri,ö) Yıllık iş programı: Yatırım programı esas alınarak hazırlanan ve Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığınca onaylandıktan sonra kesinleşen, idarenin yürüttüğü ve desteklediği her türlü projenin detaylarıyla tanımlandığı programı,p) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,ifade eder.(2) Bu Usul ve Esaslarda tanımı bulunmayan hususlar hakkında 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlar esas alınır.

İdare, bu Usul ve Esaslara göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.(2) Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal ve hizmet alımı bir arada ihale edilemez.(3) İlgili birimler tarafından mal ve hizmet alımları talepleri rekabeti ortadan kaldıracak bir marka, sistem ve patenti işaret edecek şekilde olamaz. Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.(4) Bütünlük arz eden mal veya hizmet alımları kısımlara bölünemez.(5) Yıllık iş programında yer almayan ve ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz. Ancak ertesi mali yılda gerçekleştirilecek, süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.

İhale yetkilisi; biri başkan, ikisi ihale konusu işin uzmanı, birisi muhasebe veya mali işlerden sorumlu personelden olması şartıyla en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, aynı sayıdaki yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.(3) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.(4) İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihtiyaca ilişkin olur belgesi, ihale yetkilisince onaylanan ihale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler ile ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

Mal veya hizmet alımları ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.(2) Yaklaşık maliyet hesaplamalarında; 4/3/2009 tarihli ve 27159 (mükerrer) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hükümleri esas alınır.

İhalelerin en elverişli koşullarla sonuçlandırılmasını sağlamak maksadıyla, isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde belirtilen ekonomik ve mali yeterlilik belgeleri ile mesleki ve teknik yeterlilik belgeleri gerektiğinde istenebilir.

4734 sayılı Kanunun 11 inci maddesinde belirtilenler ihalelere katılamazlar. Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler, ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

İhale ilanları, ihale tarihinden en az on gün önce Resmî Gazete’de ve/veya Kamu İhale Bülteninde en az bir defa yayımlanmak suretiyle yapılır.(2) Yaklaşık maliyeti, 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde mal ve hizmet alımları için öngörülen değerlere eşit veya altında olan ihalelerin ilanları, ihale tarihinden en az yedi gün önce ihalenin veya işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde yapılır.(3) İhalenin yapılacağı yerde günlük gazete çıkmaması halinde ilan, aynı süreler içinde ilgili idare ile hükümet ve belediye binalarının ilan tahtalarına asılacak yazılar ve belediye yayın araçları ile yapılır. Bu işlemler bir tutanakla belgelenir.(4) İdare, yukarıda belirtilen zorunlu ilanların dışında işin önem ve özelliğine göre ihaleleri, uluslararası ilan veya yurt içinde çıkan başka gazeteler veya yayın araçları, bilgi işlem ağı veya elektronik haberleşme (internet) yolu ile de ayrıca ilan edebilir. Ancak uluslararası ilan yapılması halinde yukarıda belirtilen asgari ilan sürelerine on iki gün eklenir.

İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale veya sözleşme dokümanında gerekli düzenlemelerin yapılması kaydıyla alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilebilir.(2) Alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu, yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

İdarenin gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale, saatinden önce iptal edilebilir.(2) Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.(3) İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.

İdarece mal ve hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:a) Açık ihale usulü.b) Pazarlık usulü.

Açık ihale usulü, bütün isteklilerin kapalı ve yazılı olarak teklif verebildiği usuldür.

Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:a) Açık ihale usulü ile yapılan ihalenin sonuçlandırılamaması veya açık ihale usulü için yeterli sürenin bulunmaması.b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması ile yıllık iş programının aksamasına neden olabilecek hallerde ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.c) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.ç) İhalenin, araştırma-geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması.d) İhalenin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi.e) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendindeki parasal limitin dört katına kadar olan mal veya hizmet alımları.(2) Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.(3) İlan yapılması durumunda, idare tarafından 9 uncu maddeye uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilenler ile görüşme yapılır.(4) Birinci fıkranın (ç) ve (d) bentlerine göre yapılacak ihalelerde istekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar. İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine ihale komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde tekliflerini vermeleri istenir.(5) Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden son fiyat teklifleri istenir. Verilen tekliflerin tamamının yaklaşık maliyetin üstünde olması halinde, verilen son teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.(6) Birinci fıkranın (b), (c) ve (e) bentleri kapsamında yapılan mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.

Aşağıda belirtilen hallerde idarenin bu Usul ve Esaslar kapsamındaki ihtiyaçları ilan yapmaksızın doğrudan temin usulü ile karşılanabilir:a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi.b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması.c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması.ç) 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen ve büyükşehir belediyesi sınırları dahilinde bulunan idareler için Kamu İhale Kurumunca her yıl güncellenen parasal limit tutarının dört katına kadar olan alımlar.d) 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirlenen ve Kamu İhale Kurumunca her yıl güncellenen eşik değerin altındaki deniz araştırmalarına yönelik alımlar.e) İdarenin ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması.f) Özelliğinden dolayı stoklama imkanı bulunmayan ve acil durumlarda kullanılacak olan kimyasal malzemeler ile test ve tetkik sarf malzemesi alımları.g) İdarenin, kamu kurum ve kuruluşları ile yurt içindeki vakıf ve devlet üniversitelerinden alacağı her türlü mal ve hizmet alımları.(2) Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde belirtilen yeterlik kurallarını arama, teminat alma ve sözleşme yapma zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. Birinci fıkranın (g) bendine göre yapılacak alımlarda piyasadan fiyat araştırması yapılmayabilir.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.(2) Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, idarece ihale dokümanında belirlenen teklif geçerlilik süresine teklif mektuplarında yer verilmesi, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif teklifler de aynı şekilde hazırlanarak sunulur.(3) Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.(4) Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.

İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. Geçici teminatın banka teminat mektubu şeklinde verilmesi durumunda; tekliflerin geçerlilik süresine en az otuz gün ilave edilerek geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır.(2) İhale üzerinde kalan ve ikinci sıradaki teklif sahibinin geçici teminatı, ihale üzerinde kalan istekliden kesin teminat alınıp sözleşme imzalandıktan hemen sonra iade edilir. Diğer isteklilerin geçici teminatları ise ihaleden hemen sonra iade edilir.(3) Teminat olarak kabul edilecek değerler için 4734 sayılı Kanunun ilgili hükümleri ile Kamu İhale Kurumunun tespit ettiği hususlar geçerlidir.

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 18 inci maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.(2) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

İhale komisyonunun talebi üzerine idare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.(2) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

İhale komisyonu, verilen teklifleri 21 inci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edebilir. Teklif fiyatı aşırı düşük tespiti yapıldığı takdirde, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.(2) İhale komisyonu;a) İmalat süreci ile verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,c) Teklif edilen mal ve hizmet işinin özgünlüğü,hususlarında, belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.(3) Aşırı düşük tekliflerin tespit ve değerlendirilmesinde, Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen sınır değerler ve sorgulama kriterleri esas alınarak değerlendirme yapılabilir.

İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak idare isteklilerin talepte bulunması halinde ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir.

21 inci ve 22 nci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.(2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak belirlenir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları belirlenir.(3) 37 nci maddeye göre ihale dokümanında yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde, bu fiyat avantajı da uygulanmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.(4) En düşük fiyatın ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirildiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, ikinci fıkrada belirtilen fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.(5) İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.(6) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç on iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.(7) İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.(8) İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. İki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir.

İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç beş gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.(2) İhale kararlarının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

25 inci maddede belirtilen sürelerin bitimini izleyen günden itibaren üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekliye, tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde (yabancı istekliler için bu süreye on iki gün ilave edilir) 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen durumlarda olmadığına dair belgeler ile kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir. Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale sonuç bilgileri Kamu İhale Kurumuna gönderilmek suretiyle ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur.

Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır. İsteklinin teklif fiyatının sınır değerin altında olması halinde ise yaklaşık maliyetin % 6’sı oranında kesin teminat alınır.(2) Teminat olarak kabul edilecek değerler için 4734 sayılı Kanun hükümleri ve ilgili Kamu İhale Kurumu kararları uygulanır.

İhale üzerinde kalan istekli kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilir.(2) Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın, ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda idare, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekli ile de bu Usul ve Esaslarda belirtilen usullere göre sözleşme imzalayabilir. Ancak ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli ile sözleşme imzalanabilmesi için, 26 ncı maddede belirtilen beş günlük sürenin bitimini izleyen üç gün içinde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye 26 ncı maddede belirtilen şekilde tebligat yapılır.(3) Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise bu teklif sahibinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

İdare, 26 ncı ve 28 inci maddelerde yazılı süre içinde sözleşme yapılması hususunda kendisine düşen görevleri yapmakla yükümlüdür. İdarenin bu yükümlülüğü yerine getirmemesi halinde, istekli sürenin bitmesini izleyen günden itibaren en geç beş gün içinde, on gün süreli bir noter ihbarnamesi ile bildirmek şartıyla, taahhüdünden vazgeçebilir. Bu takdirde geçici teminat geri verilir ve istekli teminat vermek için yaptığı belgelendirilmiş giderleri istemeye hak kazanır. Bu zarar, sebep olanlara tazmin ettirilir ve ayrıca haklarında 4734 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesi hükümleri uygulanır.

Bu Usul ve Esaslar kapsamında ihale edilen işler, sözleşmeye bağlanır. Sözleşmeler idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanır. Düzenlenecek sözleşmelerde, 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 7 nci maddesinde yer alan hususlardan ilgili olanlar belirtilir.(2) İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.(3) İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez.

Gerek görülmesi halinde, sözleşmeye esas proje içinde kalması, idareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartıyla aşağıdaki şekilde iş artışı veya eksilişi yapılabilir:a) Mal alımı ve hizmet alımı sözleşmelerinde, sözleşme bedelinin % 25 oranına kadar iş artışı veya iş eksilişi yapılabilir. İş artışı yapılması durumunda bu artışla orantılı olarak işin ilgili kısmı veya tamamı için işin süresi uzatılır.(2) İşin bu şartlar dahilinde tamamlanamayacağının anlaşılması durumunda ise artış yapılmaksızın hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Ancak bu durumda, işin tamamının ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi zorunludur.(3) Sözleşme bedelinin % 75’inden daha düşük bedelle tamamlanacağı anlaşılan işlerde, yüklenici işi bitirmek zorundadır. Bu durumda yükleniciye, yapmış olduğu gerçek giderleri ve yüklenici kârına karşılık olarak, sözleşme bedelinin % 75’i ile sözleşme fiyatlarıyla yaptığı işin tutarı arasındaki bedel farkının % 5’i geçici kabul tarihindeki fiyatlar üzerinden ödenir.

Bu Usul ve Esasların uygulanmasında mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir:a) Doğal afetler.b) Kanuni grev.c) Genel salgın hastalık.ç) Kısmi veya genel seferberlik ilanı.d) Gerektiğinde idarece oluşturulacak komisyon tarafından belirlenecek diğer haller.(2) Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, idare tarafından birinci fıkrada belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin idareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili mercilerden alınacak belgelerle belgelendirilmesi zorunludur.

İdarenin ihtiyaçları için gerçekleştirilecek mal ve hizmet alımı işlerinin ihale sonuçları, sözleşmenin taraflarca imzalanmasını müteakip 4734 sayılı Kanunda belirtilen süre içerisinde Kamu İhale Kurumuna bildirilir.

Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren beş gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, yazılı olarak idareye yapılır.(2) İdare, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır. Alınan karar, şikayetçi ile diğer isteklilere üç gün içinde bildirilir.(3) Başvurular üzerine idare tarafından gerekçeli olarak;a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması hallerinde, başvurunun reddine,karar verilir.(4) İdare tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.(5) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılan ihalelere yönelik olarak Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulamaz.

Her türlü işlemi tamamlanan ve kabule hazır hale gelen mal ve/veya hizmet alımlarının muayene ve kabul işlemleri için; ihale yetkilisi tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur. Komisyonlar çalışmalarını, 4734 sayılı Kanun başta olmak üzere ilgili diğer mevzuatın belirlediği usul ve esaslara göre gerçekleştirir.

Bu Usul ve Esaslara aykırı olmamak üzere, idari şartname, tip sözleşme ve standart formlar, idare tarafından düzenlenir.

Bu Usul ve Esaslara göre yapılacak ihalelerde, ihalelere sadece yerli isteklilerin katılması ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanması hususlarında, 4734 sayılı Kanunun 63 üncü maddesi hükümleri esas alınarak, aynı maddede belirtilen oranların 5 puan fazlası uygulanır.